秘书的涵义
①协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分,在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。
秘书人员的称谓、类别、层次
【(一)秘书人员的称谓】
社会上对秘书人员的各种称谓
打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任
XX主管(培训主管、业务主管)
XX助理(人事助理、执行助理)
初级秘书、高级秘书等等
对这些称谓的分析
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难,不利于对秘书人员进行科学的管理
2.容易造成秘书角色认知的差异,一个单位中同时存在秘书、文书等称谓,使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。
【(二)秘书的类别】
按秘书的从属和服务对象的角度,可分公务秘书和私人秘书两类
以秘书在组织内部的工作分工来分,可以分为:行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘 书、文字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事工作的行业特征来分,可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
【(三)秘书的层次】
在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。
包含4层含义:
体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次
体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差
体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别
秘书的职业特征
【(一)秘书的职业特征】
服务的直接性和稳定性
知识化和专业化
年轻化和女性化
【(二)秘书日益成为现代社会急需的软人才】
秘书是"软人才"中的代表之一。
秘书的职业通道很长,中国加入WTO,为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。
秘书工作的性质
【(一)秘书的根本性质——辅助性】
辅助性是秘书部门天生的属性
辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求
辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的
【(二)秘书工作的特征】
与其他具有辅助性职能的工作相比,秘书工作具有以下的特征:
1.中介性
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用,另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
2.直接性
秘书工作的直接性体现在:在行政组织上,在岗位设置上,在工作程序上
3.全面性
是体现在职能辅助的全面性上
是体现在过程辅助的全面性上
4.服务性
人们把秘书工作比喻为"上管天文地理,下管鸡毛蒜皮",把秘书工作说成"没大没小,没完没了"。
5.被动性
秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。
秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性
秘书工作的潜隐性表现在三个方面:
活动名义的假借性
活动过程的幕后性
劳动成果的潜在性
7.机密性
关于这点,我们将在后面具体阐述。
秘书工作的要求
主要可概括为"四个转变"和"六个要求"
【(一)秘书工作的"四个转变" 】
秘书工作"三服务"(为中央服务;为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务;为人民服务)
秘书工作应该发挥"四个作用"(参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用)
实现"四个转变"
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息;
3.从被动服务转变为主动服务:
4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求,即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展,而这也是发达国家秘书工作的特点。
【(二)秘书工作的六个强调】
强调调查研究工作
强调信息工作
强调信访工作
强调协调工作
强调督察工作
强调党务、政务服务工作
秘书工作的内容
职能和职责的区别
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
【(一)秘书的职能】
1.辅助决策
(1) 辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
(2) 辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
辅助内容的综合性
辅助时间的经常性
辅助环节的全过程性
(3) 辅助决策的原则
超前原则
定位原则
信息原则
谏诤原则
(4) 辅助决策的过程
协助领导确定目标
协助领导设计方案
协助领导评优选优
协助领导实施反馈
2.协调关系
(1) 协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。
(2) 协调关系的特征
从属性
广泛性
间接性
(3) 协调关系的原则
政策指导
客观公正
平等协商
注重整体
灵活适度
(4) 协调关系的过程
摸清情况
找出症结
恰当协调
督促落实
检查反馈
3.处理信息
(1) 处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
(2) 处理信息的原则
及时性原则
保真性原则
适用性原则
预测性原则
(3) 处理信息的内容
历史信息
上级信息
内部信息
公众信息
社会信息
(4) 处理信息的过程
信息的收集
信息的加工
信息的传递
信息的反馈
信息的储存
4.办理事务
(1) 办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
(2) 办理事务的特征
综合性
服务性
繁琐性
突击性
(3) 办理事务的原则
被动中求主动
原则中求灵活
繁杂中求规范
(4) 办理事务的程序
自然程序
理论程序
指令程序
法定程序
技术程序
习惯程序
【(二)秘书的职责】
大致也有以下11个方面:
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
接待事务(来访接待、安排服务等)
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
行政事务
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
写作事务(各种文体的写作)
协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
其他领导临时交办的任务
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