（一）什么样的公文才算好公文
正如一个人要表里如一一样,一篇好公文也应该是内容与形式的有机统一体.我们所追求的是要用好的形式来表达好的内容.我觉得好的公文应当做到“四有”.
一要有思想.
孔子说：“言之无文,行而不远”.意思是说没思想的文章,就没有生命力,就不会流传久远.有思想、有内容、有尝试.文章思想来源于学习、观察、思考和提炼,照抄照搬、东拼西凑的文章是没有思想的,即使有也不是自己的思想.还有一些人循规蹈矩有余,求实创新不足,没有出处的话一句都不敢写,生怕越雷池半步,结果洋洋万言,没有一句是自己的.有些文章乍一看洋洋洒洒,细读却空洞无物,没有一句是实用、管用的.
二要有美感.
大家可能认为美感是文学作品的专利,对公文的印象则是刻板枯燥,与美无关.公文可以美,需要美,也应该美.在保证公文实用性的前提下,注重可读性,在追求内容真实表达的前提下,追求美,不但不会影响其实用功能,而且会相得益彰,“实”、“美”双全,使公文更能打动人心,收到更好的效果.许多国家级水平的文章,如党的全会报告、人大报告等,都是对帐工整,既含意深刻,又朗朗上口.写出了美感.
三要有亮点.
一处驰名的景区,绝佳处往往只是其中一两个景点；一篇洋洋洒洒的文章,绝妙处也常常只是一两句话.一篇文章里有一两处创新出彩的点睛之笔、精妙之语,就会起到画龙点睛的作用,甚至可能流芳千古.这方面的例子很多,范仲淹《岳阳楼记》中的“先天下之忧而忧,后天下之乐而乐”,毛泽东的“虚心使人进步,骄傲使人落后”（这是中共“八大”开幕词中脍炙人口的名言.毛泽东主席宣读这篇
2000 来字的开幕词时,曾被 34
次热烈的掌声所打断.据说,毛泽东对文稿的撰拟只是提了简单的要求,时任秘书的田家英只用了一个通宵就写出了初稿,并获得了毛泽东的认可.正是因为田家英深刻领会并准确表达了毛主席的意图,开幕词才获得了巨大的成功.文秘人员在讲话稿写作中应怎样捕捉领导思想的火花,深层次探究写作意图?只有苦练自身悟性,摸准领导思想脉搏,并发挥主观能动性,才能写出切中主题、让领导满意的讲话稿）.邓小平的“发展才是硬道理”等等,这些名言佳句,都深深地刻在了我们的心上,有的甚至成了座佑铭.
四要有规范. 公文是一种特殊的文体,有它自身的规范要求.一是有规范的程序,二是有规范的格式,三是有规范的语言,四是有独特的风格.写公文必须遵循这些原则要求,符合规范.这些内容将在下面专门涉及到.
“有思想、有美感、有亮点、有规范”这四个有是好公文的四个较高的标准,希望大家以后在阅读和制作公文,特别是讲话材料时用这四个标准来对照一下.
（二）写公文需要具备哪些基本功
基本功就是应具备的基本素养.素养的形成与提高,受基础条件制约,更取决于写作实践的磨炼.公文写作的基本功可概括为“四要”.
一要勤学习.
“熟读唐诗三百首,不会作诗也会偷”,季羡林说：“古今中外没有哪一位大作家是靠秘诀成名成家的,要想写好文章,只能从多读多练中来.”对机关工作人员来说,知识结构最好是“
T ”字型的,“－”代表博,就是知识面要宽；“ I
”代表专,就是对所从事的行业要有更深的、专业的研究.不能说白话.学习的渠道很多,除读书、看报、上网外,要特别注重研读范文,厚积薄发,先模仿,再赶上,后超越.
二要重积累.
从某种意义上说,写文章就是写材料.不详尽地占有材料,不认真进行调查研究,是很难写出好文章的,如同没有钢筋水泥建不成高楼大厦一样,功夫在文外,积累在平时.要抓住各种机会,留心观察,仔细揣摩,善于透过现象抓住事物的本质.有时与领导、同事、朋友交流,可能别人的一句话就会启发你的思维.正所谓“事事留心皆学问,生活无处不文章”.另外,好记性不如烂笔头,要养成作笔记的习惯,建好自己的资料库.平时注重积累,用时便可信手拈来.
三要善思考.
“学而不思则罔”.我们作为机关工作人员不仅需要善于学习,更需要善于思考和理性思辨.看问题一定要坚持辩证的、发展的观点,一定要站在领导的角度和战略的、全局的高度.公文写作也需要在广读博览、留心观察、敏锐思考的基础上,把大量的材料通过大脑加工,提炼出自己的见解,这就是“蚕食桑,而吐者丝,非桑也
; 蜂采花,而酿者蜜,非花也”的道理.
四要肯吃苦.
“取法乎上,仅得其中；取法乎中,仅得其下.”一个人追求的目标越高,他的进步就越大.公文写作,首先要树立精品意识.接到写作任务时,要用高标准要求自己,把看家本领拿出来,甚至是超水平发挥,不能有交差应付的思想.其次要多写多练.只有量变积累到一定程度才会发生质变.只读不写,写作水平是难以提高的,即使脑子里有东西笔下也表达不出来.古人云：“天下之事,以难而废者十之一,以惰而废者十之九”.公文写作要不怕吃苦、不怕受累.我的体会是,从一定意义上讲,公文写作水平是逼出来的、压出来的、磨出来的.
我相信,只要我们勤学习、重积累、善思考、肯吃苦,就能写出符合要求的公文来.
（三）怎样写出好的公文
写文章如同建房,首先是确定功能,其次是科学设计,再次是精心施工,最后是认真装修.
一要定主题.
即“确定功能”.要准确领会领导意图,认真动脑思考,把文章要表达什么思想、解决什么问题等搞清楚.主题是一篇文章的灵魂和统领,一经确定,材料就要围绕它来选取,层次布局就要依据它来设计,不能下笔千言,离题万里.就象一首曲子要有主旋律,其他旋律都要围绕主旋律来展开,为主旋律服务.确定主题有四个要求.
一要深刻 .什么叫“深刻”?能“见人所未见,发人所未发”,写出“ 人人心中皆有,人人笔下俱无
”的意思来,这就叫做“深刻”了. 二要新颖.
这应该是一条基本的要求.“删繁就简三秋树,领异标新二月花”.主干突出,轮廓鲜明,“领异标新”,很新鲜,和别人不一样,“文章切忌随人后”.有新“意”,有新“材料”,新“角度”,为之“上品”；少新“意”,但“构思”新,有新“材料”,差强人意,是为“中品”；既无新“意”,又无新“例”,语言也差,就连“下品”也够不上了.
三是集中
.主题必须单一、明确.“主”就是主要的、中心的东西.都“重要”就都不重要了,多“中心”就没有中心了.思想可以丰富,主题必须集中.但主题却只能有一个,它要统率其它那些思想,驾驭其它那些思想,把它们都管束和笼罩起来.
四是简洁 .言简意赅,简约明了,高度概括.不要下笔千言,离题万里.
二是列提纲.
即“科学设计”.老舍说：“尽管我们只写两三千字,也须先写提纲,有了提纲,心里就有底,写起来就顺理成章了；先麻烦点,后来可省事.”季羡林说：“散文不散,看似随意,实则精心构思.”写公文一定得有提纲,没有提纲,随想随写,随写随想,容易造成条理不清、层次混乱,或遗漏了某些重要内容,或颠倒了材料的次序,或发生节外生枝的情况,或出现详略不当的毛病.只有按照提纲写出来的文章才显得要点突出、层次分明、条理清楚、逻辑严密,才能做到有主有次、有详有略,动起笔来才得心应手.
三是装材料.
即“精心施工”.文章的主体框架确定后,就要用翔实、有说服力的材料和准确、精炼、生动的语言把内容表现出来,既要使内容充实,又要不显得臃肿.要善于用简短的篇幅容纳丰富的内容,用浅显的语言表达深刻的道理,用清新的文风增强表达的效果,不写空话、大话、套话、废话,多写实话、新话、短话、管用的话,多一点开门见山,少一点穿靴戴帽,做到惜墨如金.
四是细推敲. 即“认真装修”.“文章不厌百回改”,
修改是成文过程的必经阶段,反复修改可使认识由浅而深、材料由粗而精、结构由疏而密、语言由繁而简,对提高写作质量大有益处.王安石《泊船瓜洲》中的“春风又绿江南岸”,其中的“绿”字,初稿为“到”,后来改为“过”,又改为“入”、“满”等十几个字,最后才敲定为“绿”.一字之改,境界全出,成为千古绝句.一篇好公文也需要从字到词、从词到段,乃至全文主题、结构等进行反复修改,追求妥帖完美,有时还需要开门纳谏,集思广益,博采众长,只有这样才能酿造出精品佳作.
公文写作虽有其法,但无秘诀,也无捷径.如果说有,那就是多看、多学,多思、多悟,多写、多改,功到自然成.
第二部分机关公文的格式和要求
机关公文包括规范公文和应用公文两类,下面我们分别进行探讨和交流.
一、规范公文的格式
根据《国家行政机关公文处理办法》规定,公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成.
一份完整的公文,我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分.这里,我们逐项予以说明：
（一）文头部分. 位于公文首页上端,一般约占 A4 型公文纸的 1/3 或 2/5
面积.注意：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写,不能把“ 2011 ”写成“ 11
”,让人引起误解；括号要用六角括号“〔〕”,而不是“（）”或“ [ ] ”；机密以上的公文要印文件份数序号；一般上行文需要标注签发人姓名.
这里,大家要注意请示的格式： 一是 上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm
,留出的空白供上级机关批示文件使用. 二是 上报公文需要标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空 1
字,签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋字,签发人后标全角冒号,冒号后用 3
号楷体字标识签发人姓名.如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第 1 行,其他签发人姓名从第 2
行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行.
（二）主文部分. 从标题一直到印章,都属于主文部分,是公文最重要的部分.请大家注意的内容有：
1．标题. 红色反线下空 2 行,用 2 号小标宋体字（比正文大一号字）,可分一行或多行居中排布；回行时,要做到词意完整,不能把词组、名称人为地分行. 除法律法规外,一般不加书名号,不加标点符号.
2．主送机关 .普发性下行文主送机关较多,一般使用泛称（各县区、各单位）.上行文的主送机关一般是一个.请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个.没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告等,不写主送机关.
3．正文 .内容较多时,分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“ 1.注意,这里序号后面一般不用顿号,顿号表示句子内部最小的停顿,常用在并列的词或词组之间 ”、“（ 1 ）”、“ ①”.
4附件. 公文如有附件,在正文下空 1 行左空 2 字用 3
号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称.附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件： 1.
××××”）；附件名称后不加标点符号.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第 1
行顶格标识“附件”,有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致.如附件与公文正文不能一起装订,就在附件左上角第 1
行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）.
5．成文时间. 以领导人签发日期为准,联合行文以最后机关领导人签发日期为准.同时要用汉字而不能用阿拉伯数字.“零”写为“ O ”（ 0 的打法智能 ABC ,二○○一,二 00 一）.
6．印章. 务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决.
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间.成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文 2mm-4mm ,端正、居中下压成文时间,印章用红色.
联合行文印章.当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间,印章用红色.只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐.两印章间互不相交或相切,相距不超过 3mm .
当联合行文需加盖 3 个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间.主办机关印章在前,每排最多 3
个印章,两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章,均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间.
特殊情况说明.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决.
（三）文尾部分. 这一部分内容虽然不多,却是我们容易忽视的地方.
1．主题词
.是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词,主要作用是便于电脑存储和文件检索.按规定,公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标注主题词,实际情况是县级以下机关的公文,对标注主题词未做硬性要求,但上行文要按上级机关要求标注.
具体标注中应注意掌握选词原则.一份文件主题词不能超过 5
个.顺序是先标类别词,再标类属词.在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文种的词.各主题词之间空 1
格,不加标点.如《国务院关于整顿会计工作秩序进一步提高会计工作质量的通知》,就要先标类别词“财政”,再标类属词“会计”,最后标文种“通知”.另外,主题词表中没有的词,我们叫“自由词”,在必须标注时,应在该词后加“△”符号.如《关于张
XX 等 4 名同志任职的通知》,其主题词为：干部任免 张 XX 等△ 通知.
2 ．附注 .主要用于说明其他项目不便说明的事项.可以解释名词术语,可以说明发至级别.请示应注明联系人姓名和电话.附注应加括号,位置居左空 2 格,在成文时间下一行.
3 ．版记. 版记中各要素下均加一条反线,宽度同版心. 版记的位置 ,应置于公文最后一页（封四）,版记的最后一个要素置于最后一行.
（四）公文排版规格. 《办法》规定,公文用纸采用 A4 型纸,幅面尺寸为： 210mm × 297mm .公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头 ( 上白边 ) 为： 37mm ± 1mm
公文用纸订口 ( 左白边 ) 为： 28mm ± 1mm
版心尺寸为： 156mm × 225mm( 不含页码 )
排版规格： 一级大标题用 2 号加黑宋体（小标宋、华文中宋）,正文用 3 号仿宋体字,文中二级小标题可用 3 号黑体字,三级标题用 3 号加黑楷体.一般每面排 22 行,每行排 28 个字.
页码. 用 4 号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条 4 号一字线,一字线距版心下边缘 7mm .单页码居右空 1 字,双页码居左空 1 字.空白页和空白以后的页不标识页码.
二、常用规范公文
《国家行政机关公文处理办法》规定,我国现行行政公文主要有 13
种.分别是命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要.这 13
种公文都是规范性公文.其中我们最常用的有 通知、报告、请示、函和会议纪要
.下面结合我局实际,主要探讨一下这几种最常用的公文.
（一）通知
对我们局来说,通知是使用得最多的一种公文.大多是下行文,有一定的指挥、指导性和广泛性.大多数类型的通知对受文对象总是有所要求,提出需要执行或办理的事项.通知还有明显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效.大部分都遵循的要求是：依据—目的—文种承启语—事项—要求.
按《办法》通知可以分为批转和转发性通知,传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种.一些同志在使用通知时存在这样几个问题：
一是标题繁琐. 比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况； 二是转发和批转性
通知的按语部分文字过多或态度不明确； 三是要求执行
或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由.因此,我们在拟制通知时应当注意以下几点：
标题.
一般由发文机关、事由和文种三部分组成,只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可.如：《河南省人民政府关于印发河南省降低农业税税率实施方案的通知》.在起草层层转发的通知时,要尽量把标题写得简明些.可以采取两种办法解决：
一是 对各个转发通知都提出了具体要求的,可以综合改写为一个新的“通知”,贯穿全部内容或主要精神. 二是
对非政策性文件,几个转发通知又无新要求的,可以减少中间层次,直接转发.如：关于转发市财政局“关于转发省财政厅‘关于转发财政部《关于批转＜××日报＞发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”,如果改写为：××市财政局关于转发财政部批转××日报发行工作会议纪要的通知,就简明多了.
三是 直接翻印,打上“驻马店市财政局翻印”标识.当然对有秘级要求的,不能翻印.
2．批转和转发性通知.
这类通知是针对被批转或转发的公文而发的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,组成了批转性或转发性通知.（这类通知,我们这一级用得较少,党委、政府和有权限的上级部门用得较多）.正文包括两个部分：转发对象和批注意见.转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位.批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求.批转性通知的批语和转发性通知的按语,可长可短,应看具体情况而定.有的照批照转,只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求.如：“省建设厅、省财政厅《关于进一步规范住房公积金管理的意见》已经省政府常务会议研究通过,现转发给你们,请认真贯彻执行.”有的强调重点,在写明态度、评价和要求之后,再结合实际情况,对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神,突出加以强调,以引起重视.有的补充完善,对所转发的公文除作出基本肯定外,还就其本身不够完善的地方作些补充、说明.但一般情况下,批语和按语不易过多,以免与转发、批转文件内容重复.
要根据转发公文的不同情况,恰当使用习惯用语.如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的 “请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语.
3 ．要求执行和周知性通知的引言部分.一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策.
4 ．任免通知.除法定机关的主要领导人外,其他任免一般采用“通知”.任免通知正文只写明经某级组织决定,任命（或免去）某人担任某项职务即可.有的还写明任期和待遇.
（二）报告
报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告（如《关于上报年度会计报表的报告》）等.
1 ．工作报告.
这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告.这类报告是报告中应用最为广泛的一种.它的正文,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分.格式上,每一部分可标出序数分项写,或列出小标题来写.根据需要,工作报告可以写成综合性的,也可以写成专题性的.综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报.可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作.
专题性的工作报告强调专一性
,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告.它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告.前一类就是呈报上级的专题工作总结,它不需要答复,后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告.它不一定在工作结束后才写,常常是在工作进程中,待工作告一段落时写好,待上级答复、批转.
2 ．情况报告.
这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后,向上级作出的报告.它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作.向上级提出工作建议的报告,也属这一类.
3 ．答复报告.
这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告.正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由.有的先写依据,后答复；有的边写依据,边答复.如《市财政局关于市水利局土地契有关情况的报告》.
（三）请示
撰写请示应注意：
1 ．一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示的,应抄送被越过的上级机关.所谓特殊情况指：重大紧急事项,不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一,而又急于处理的事项.
2 ．请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式.如果写几个主送机关,可能是谁都不批复,或者是几个单位都批复,但批复意见又不一致,难以贯彻执行.
3 ．请示应一文一事,同时,不得抄送下级机关.
注意：写请示,语言要谦逊,态度要诚恳；原因要说明,不批准的后果要表达,要让上级感到不批准就说不过去.
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