如何在1分钟内,把最重要的事情说明白。
1分钟就达到目的,听起来是不是有些夸张?但在日本的职场上,这很常见。比如电梯谈话,就是一个挺刺激的沟通场景。如果下属跟上司恰好同乘一部电梯,有时候上司会要求下属在他下电梯前做个简要的工作汇报。如果楼层高点还好,电梯里也有足够的时间把事情说清楚,但是据说,软银集团的董事长
孙正义,他的要求特别高,连乘电梯的时间他都嫌长,他只给下属10秒钟。如果在最初的10秒没能让他听到重点,他就会说:结论是什么?从结论说起!
是的,看起来很残酷,但其实在日常工作中,我们在推销自己的时候,别人最多也就只听你说1分钟。一些大公司的HR经常抱怨,面试的时候经常有人说半天也进不了主题,就像迷了路一样。其实有时候我们自己也能意识到这种表达上的问题,但在实际说话的时候就是跳不出来这个怪圈。其实这时候我们缺乏的正是开口就能说重点的能力。很多时候,怀才不遇的最大原因不是没钱没背景,而是因为沉默寡言或者废话连篇。如何改变以上种种沟通、表达的困境,有没有可以直接拿来用的技巧呢?今天我们分享的这本
《开口就能说重点》,要解决的就是这些问题。
简单的说,这本书就是教我们“如何在最短的时间,把最重要的事情说明白”。书中分别从如何提升概括能力、如何提升沟通能力,以及具体场景活学活用,这三个方面进行了讲解。
本书作者斋藤孝,是日本著名的沟通大师,他毕业于东京大学法学院,任职于明治大学文学院,他教的学生,据说个个口才都很厉害。斋藤孝曾出版了很多关于说话术的畅销书,像
《超级聊天术》《无压力对话》《发问的力量》等,而他诸多作品中,最受欢迎的,仍是这本《开口就能说重点》。
斋藤孝的说话理念,改变了很多人的说话方式;他几十年来随身携带秒表,一旦在公众场合说话,便用秒表来卡时间,提示自己尽量要简洁地表达。这种看起来不可思议的方式,在日本还掀起了一场“简洁说话术风暴”。很多知名企业都将《开口就能说重点》作为他们的员工培训教材。屈臣氏中国人力资源总监在评价本书时,是这样说的:“以我们多年的用人经验,说话不得要领的人,做事也会迷糊;而说话简洁的人,做事肯定也干练。斋藤孝教授的技巧方便实用,易于学习,很适合作为我们的员工培训用书。”可见这本书实操性很强,很容易应用在工作和生活中。
今天,我就从书中所提到的:一个最简单的训练方法、一个最有效的实用技巧,和最常遇到的场景,这三个方面来分享其中的精华。
这个最简单的训练方法,斋藤孝把它称之为“一分钟训练法”,主要训练如何在一分钟内讲出话题关键句的能力。
一个最有效的实用技巧,斋藤孝把它命名为万能的“河流模式”,这是一种能和对方很快建立起有效沟通的说话技巧,而且多难的问题都可以用河流模式去沟通,不存在障碍。至于场景的活学活用,我会列举三个最常遇到的场景来实际演练。分别是“如何用10秒钟提出一个厉害的问题”“如何用一句话说清楚你的方案”和“让人人都消气的道歉方式”。
第一部分
我们先来说说一个最简单的训练方法。也就是能让你在一分钟内讲出关键句的一分钟训练法。这个方法需要准备两个简单的辅助工具,一个是三色圆珠笔,一个是秒表。现在大家的手机上都有秒表功能,不需要再特意买个秒表。但如果为了提升仪式感,让自己在心理上更重视这件事,也可以准备一个真正的秒表。
作者斋藤孝曾做过这样的实验,让自己的几名学生同时准备一个一分钟的主题讲话,假设主题是“你最
向往的生活”,然后给3到5分钟的准备时间。善于利用这个准备时间很重要,如果只用脑子想,而不去动笔,往往会失败。在做这个实验的时候,一半以上的学生都没有充分利用好这几分钟的准备时间。那这个准备时间具体要做些什么呢?
首先拿出我们前面说的三色圆珠笔,假设三色圆珠笔有红蓝绿三种颜色,用红色笔写下这个主题讲话的关键字,用蓝色笔对必须要说的内容进行标注,绿色则标注你觉得有趣的部分。同时,也可以做一个结构性的时间分配,1分钟可以分为3个20秒,或者4个15秒,分别来讲述不同的部分。
接下来,就是主题讲话环节,拿出事先准备好的秒表,进行精确计时,等一轮讲完,大家进行投票,选出自己认为讲得最好的那个人,反复进行几轮比赛之后,票数差距会慢慢拉大,当进行五六轮之后,就很容易看出谁是一分钟讲话讲得最好的人了。
在这个实验中,我们能够更清晰地了解到,什么是大家公认的有趣的、重要的内容,什么是大家觉得无聊、不喜欢的内容。这个训练法,不光能提高我们的表达能力,还能提升我们提炼内容和组织语言的能力,甚至是客观认识自己的能力。
提到客观认识自己的能力,很多人并不会意识到这一点,事实上,在很多时候,我们会很容易受自己主观意识的影响,而对自身评估不准确。比如有的人实力超群,却认为自己一无是处,有的人在某方面实力不足,但是他却认为自己的这项能力表现突出。举个比较明显的例子,几年前,多数省份高考还施行先估分报志愿,之后才出成绩单的政策,其中就会有不少的考生,估的分数与实际相差很大,导致错过理想的大学。这其中很多人就是因为受主观意识的影响过大,没能进行客观评估。而也只有客观认识自己,才会更有效地提升自己,这也是这一项训练可以起到的重要作用。
在前面介绍的一分钟训练法,是适合集体或者团队来进行练习的方式,但是我们多数人很难随时随地找到一群人来配合自己训练。所以,如何在只有一个人的时候进行一分钟训练,就需要用自言自语的方式来进行了。你可以拿一篇最近读过的文章进行概括练习,利用手机的录音功能,方便自己回顾检查。因为在回听录音时,我们更容易清晰客观地发现自己的问题。开始训练的时候请注意,不要追求十全十美,第一次能够概括三成,第二次能够概括五成,最后能提升到八成,就已经是很大的进步。
在操作一分钟训练法时,记住最重要的三点,第一点,严格计时,这样才能够更客观地反映自己一分钟的输出能力;第二点,一定要发出声音进行练习,因为没有进行对外输出的话,脑中的意识就会模糊不清;第三点,对录音进行针对性、有意识的改正,例如有些人总喜欢说然后,每句话都要加个然后,这就是无意义的口头禅。此外还有一些可能会让人不舒服的表达习惯等等。在坚持一段时间这样的练习后,你将会成为“一分钟表达”的高手。
以上讲的就是本书第一个重点内容,用一分钟表达出重点的一分钟训练法,主要目的是提升你的概括能力。接下来,我要说的河流模式说话术,是一个实用的有效沟通技巧。
第二部分
如果一分钟训练法已经让你具备了高效概括语言的能力,能够在很短的时间内就讲述出重点,是不是就够了呢?当然远远不够,在前面提到,本书的定位是“有效沟通”,那一分钟训练,带来的就是“有效”这一部分的练习,而接下来要讲的内容,重点是讲“沟通”。很多人往往就吃亏在沟通上。
作者提出的河流模式,是本书中特别新颖的一个概念,很多读者在评价《开口就能说重点》这本书时,都会提到了这个万能的河流模式。那什么叫做河流模式呢?假如你和另一个人分别在一条小河的两岸,为了让对方从对岸抵达你这边,你就需要在这条小河里放几块垫脚石,以方便对方能够顺利地走过这条河。我们可以把上面这个场景想象成你和听众之间进行交流的情景。这里的河流,可以理解成你和对方之间的知识隔阂,而垫脚石,就是可以让对方和你顺利建立起沟通的知识基础。
举一个具体例子,假如给没有学习过物理知识的人讲
爱因斯坦的相对论,如果想要他能理解相对论,就需要在中间设立几块垫脚石,这几块垫脚石就是循序渐进的物理学知识的讲解,如果直接讲什么是相对论的话,那对方一定会不知所云。
再比如,如果你问一个一年级的小学生,1减2等于多少,他一定会说你的题出错了,因为他的数学课本里还没有负数这个概念,所以你首先要讲解引入负数这个概念,他才能够理解这道题目。在这个例子里面,负数这个概念,就是渡过“1减2”这条河流的垫脚石。
所以说,即便有时候你开口说的就是重点,但是没能让对方理解,那也就是没有建立起沟通,你说的内容再关键,也是没有意义的。河流模式要做的,就是这方面的训练。
既然知道了沟通时放置垫脚石的重要性,就需要知道垫脚石要怎么放。
首先,把你所面对的这条河流画出来,也就是你和对方建立沟通前需要跨越的知识隔阂。然后把垫脚石也清楚地标记在河流之中,然后再把垫脚石的内容填入图形中。这么做最大的好处是能激活大脑,我们的大脑往往对视觉化的内容反应更清晰,而按顺序填入垫脚石的内容,就能很清晰地表现出:“只有走到这里,才能到达那里”,同时大脑也会不断地进行“只要走这一步,就会变成这样”的逻辑思考,所以,不断进行这样的操作练习,会把河流模式培养成我们的一个思维习惯,在一定程度上河流模式是一个万能的沟通技巧。
在采用河流模式进行讲话时,如果能够把抽象的内容全部转化为视觉化的形象,会让对方对内容更感兴趣。河流模式就是一个视觉化的形容,我们也可以把河流换成一座岛,把垫脚石换成是岛上的一个个小怪兽,只有打败这些小怪兽才能得到宝藏,而宝藏就是你最后的结论,得到宝藏,就是理解你的结论。这个行为听起来有些幼稚,但是却可以通过环环相扣、层层递进的传达方式,提高人们对内容的兴趣,并且获得成就感。高等级的说话内容,才能让听者获得比内容更多的灵感。
以上就是本书讲述的第二个重点内容,和对方建立沟通的一个有效方法——河流模式说话术。在开始正式的沟通之前,利用适当的铺垫,消除双方之间的知识隔阂,让听众和讲话者站在同一个知识高度,才能为后面的沟通打下良好的基础。
掌握了以上的技巧,未必就能活学活用,接下来我们要解决的就是如何实际应用。在不同的场景下,我们该采取哪种说话方式。我们通过三个有代表性的谈话场景进行实战演练,这三个场景分别是提问、商量一件事情和向他人道歉。
第三部分
首先我们来进行第一个场景——提问的实战训练。
我们在上课、听讲座或者开会的时候,往往都有一个提问环节。每到这个环节,我们总觉得自己似懂非懂,但又不知道该提什么问题。这其实就是提问的能力不足,而提问能力是可以通过练习来培养的。最有效的方式,就是记笔记,在对方讲的时候,尽可能简单地以自己能够看懂的方式来记录,当遇到不懂或有疑问的地方,做上标注,这样一来,在提问的时候,你的问题才会清晰明确。
另外,在提问之前,你要事先给问题排定优先顺序,缩小范围。如果想了五个问题,你就需要给问题排出优先级,这样就算后面的问题来不及问,最重要的问题也已经得到了解答。一个问题限制在10秒内,自我介绍之类的内容必须尽量简洁。在正式提问之前,可以先告诉对方你要问几个问题。因为提问的对象,通常是技术、知识或能力比自己更高的人,而这些人通常也比较忙,所以我们必须要考虑如何在有限的时间内问出最有价值的问题。
以上介绍的是第一个场景——提问时的技巧。接下来看看第二个场景——商量,也是我们常常会遇到的。商量这个技巧的训练,不是为了让你在别人找你商量的时候提出好建议,而是为了提升你找人商量的技巧,快速有效地达到商谈的目的。
这里用到一个方法,叫做“构图式沟通”,方法很简单,你和另外一个人一组,然后假设要商量某件事,比如怎么给下属安排工作,如何挽救业绩下滑等等,而且要在1分钟内说清楚。具体做的时候可以用一张纸、一支笔做道具。
请你注意一个细节,这个细节非常重要。你们两个人要坐在桌子的同一侧,也就是并排而坐,绝对不要面对面坐。这样做是一种心理暗示,如果两个人面对面坐,眼神正对着对方,很容易流于情绪化;两人挨着坐,在交流之前,心灵上就建立了一种依赖和默契。你给两人中间放一张纸,你可以一边说一边把内容写在纸上,听的人呢,也把答案和建议写在纸上,这种构图式沟通,能够让谈话直奔主题而不会绕圈子,也很容易理清事情的条理。这种训练达到一定程度,在对我们提升沟通效率方面的帮助会非常大,很可能原本十分迷茫的问题,在讨论中就很容易解决了。
那接下来我想说的第三个场景是道歉,你可能要问了,道歉还有什么学问吗?有诚意就够了吧?其实并非如此。很多时候我们会因为不会道歉而让事情变得更糟糕。
我们经常看娱乐新闻,如果一个艺人闹出了丑闻,出来开媒体见面会,道歉内容是不是恰当,对结果的影响是特别大的。总有艺人因为道歉内容完全没有体现出悔改之意,被舆论大肆谴责。此外,如果一个企业犯错之后,对公众没有一个合适的交代,也只会让企业的信誉受到更大的损失。那什么是合适的交代呢?我们来找一个国内成功的案例参考学习一下。
在前不久,有记者暗访了两家海底捞火锅的门店,发现存在很严重的卫生隐患,于是就在媒体上曝光了,引起一片哗然。因为食品安全问题早就成为全国人民关心的焦点,食品、餐饮企业一旦被爆出这类问题,很容易造成消费者的信任危机,这种危机对海底捞这种全国性连锁店来说,影响可能是致命的。
我们看看海底捞是怎么做的:在报道出来3小时后,海底捞发表了致歉信。2个多小时后,它又对这一危机发布了7条处理通报。道歉信和通报的内容上,首先承认问题的存在,然后表示立刻采取解决措施,请媒体和管理部门进行监督,并且给出了责任人的联系电话,最后责任信中写道,“该类事件的发生,更多的是公司深层次的管理问题”,丝毫没有推卸责任。事后证明,由于及时而正确的危机公关,这次被曝光的卫生问题,并没有使海底捞的品牌受到太大的损害,算是保住了声誉。
承认错误,承担责任,给出解决方案,这是海底捞的做法,也恰恰是我们在工作之中最需要具备的道歉态度。例如,在规定的日期没有完成工作,除了一些不可抗力的因素之外,我们都要去承担错误和责任,并且给出具体的时间表。如果工作中出了错误,就需要第一时间表示自己的歉意,复盘这个问题的发生过程,分析问题并给出解决方案,确定这个错误是否可挽回,如何挽回。
所以,道歉这种事情,其实无论是在我们工作还是生活中,出现的几率非常多,我们有很多时候可能都会需要道歉。本书具体总结出了下面几个道歉原则:
第一, 一开始就树立起“明确道歉”的态度,无论发生什么事情,都要先道歉,接下来再说明情况。
第二,在说明状况的时候,也需要技巧。不管事实如何,都要避免说:“因为你怎么怎么,我才会怎么怎么”,这样等于是把自己犯错误的前提归结于对方的行为,而只要说明那个造成误会的最小的火苗,也就是出错的分歧点即可,比如,“因为我搞错了这个时间”“因为我误会了这句话”等等,这样就够了。沟通的错误,每天都在发生,道歉时不需要特地指责对方的错误,搞坏双方的心情,稍微改变一下说法,对方的回应也会天差地别。
第三,在商务交涉时或涉及利益的情况下,要特别注意道歉的方式。在商务道歉和涉及利益的情况下,如果只有自己道歉,那就代表自己一方要承担所有的损失,因为这会牵涉到赔偿问题,也可能会因为过度的道歉而使对方得寸进尺,要求过分的赔偿。如果全都是自己的错,这当然没话说,但要是对方也有过错,就需要巧妙地应对了。这时,是否需要在开始的一分钟就道歉,要取决于你对自己与对方关系的把握。
总结
好了,讲到这里,书里的内容就聊差不多了,下面,来回顾一下今天我们分享的精华。
首先是一个简单的训练法,就是提升信息概括能力的一分钟训练法。需要的工具分别是三色圆珠笔、秒表以及一个录音设备,用手机就可以替代。可以进行多人训练,也可以一个人训练,对时间严格把控和客观认识自己,是需要特别注意的地方。
其次,是一个实用的沟通模式——河流模式。想要进行有效沟通,河流模式是个万能的套路。人和人之间多少都存在知识隔阂,而沟通就像过河,我们需要铺垫几块渡过河流的垫脚石,也就是知识点,方便对方能够理解你说的话。将谈话内容尽可能视觉化,可以提高沟通对象的成就感和体验感。
最后一部分,我给你列举了提问、商量、道歉这三个经常遇到的沟通场景,讲解了在不同的情景下要用到的不同的说话方式。提问时要注意,重要问题要优先问,带着目的去问。与人商量事情呢,可以试试构图式沟通这个方法,一边商量一边共同把内容写在纸上。这种方式,能够让问题更清晰,并在沟通的过程中就能把问题解决掉。而关于道歉,你要一开始就树立起“明确道歉”的态度,无论发生什么事情,都要先道歉,表明诚意,接下来再说明情况,要提出清晰的解决方案。不过如果涉及双方的商业利益或者赔偿,就要具体问题具体分析了。
在《开口就能说重点》这本书中,一分钟训练法是训练我们的概括能力,着重强调开口时什么东西能输出;而万能的河流模式则是教我们沟通的方法,着重强调开口时如何输出,目的都是将技巧转换成我们自己的技能。只有在转化成我们的技能后,我们的有效沟通的能力才会得到真正的提升。
拥有了有效沟通的意识,会很明显地发现自己在生活和职场谈话中存在的问题,例如,作为职场人,也许你在技术层面是行业顶尖,但与客户谈合作时如果抓不住重点,仍然很容易显得不够专业可靠;作为老师,可能你读过很多书,用学富五车来形容都毫不夸张,但授课时做不到递进式的沟通教学,学生就很容易跟不上节奏。懂和讲,是两个维度的问题,而当这两个维度相通之后,相信会很快提高你的沟通水平,能让你更快地被人接受、认可,大大提高你的个人价值。
我们很多人都很重视与人交谈时的礼节,以便给人留下良好的印象。但正如书中所说:“不浪费别人的时间是最好的礼貌”。说得再多,不如掌握“开口就能说重点”的能力,也会让别人在与你交往的过程中感到更加轻松、高效。