《国家行政机关公文处理办法》中规定：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
由此可知，公文标题一般包括发文机关、公文的主要内容和公文种类三个要素。
如下面这个标题：XX大学关于禁止利用学习时间举办舞会的通知
发文机关为：XX大学
主要内容为：禁止利用学习时间举办舞会
公文种类为：通知
公文各要素和标识简单介绍。
一、眉首部分
主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。
1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
2.秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。
3．紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“档案”二字组成，如“××省人民 *** 档案”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局释出的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mmX 15mm。。联合行文时，主办机关名称排列在前，“档案”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如“×政发〔1999〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82号”指发文序号。整个意思就是××省人民 *** 在1999年所发的第82号档案。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。
6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全形冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。
二、主体部分
主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。
1．公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《××省人民 *** 关于大力发展民营科技企业的决定》、《××省人民 *** 办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是档案内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。
2．主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民 *** ，省 *** 各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全形冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全形冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。成文时间标识时，右边要空4字。
6．发文机关印章。按照《××省实施＜国家行政机关公文处理办法＞细则（试行）》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性档案由主办机关加盖印章。
7．附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联络人的姓名和电话。
三、版记部分
主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。
1．主题词。是进行文献标引、储存、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全形冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全形冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。
3．印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
四、其他
1．格式中的几个用线。
(1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委档案的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省 *** 、市 *** 、县 *** 的档案一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。
（2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
2．用纸。公文用纸一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸为210mm ×297mm，纸张定量为60g／m2 ～80g／m2 的胶版印刷纸或影印纸。纸张白度为85％～90％,横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值为 7.5～9.5。
3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
4．排版规格与印制装订要求。
（1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
（2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。
（3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。
5．页码。用4号半形白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。
公文的构成要素主要包括（“五要素”）：
主题——公文主旨的写作与表述要领；---灵魂
材料——公文的材料及特点，围绕公文主旨选材和使用材料的方法；---血肉
结构——公文的结构特征， 公文结构的基本模式及写作要求；---骨骼架构
语言——公文语言的使用原则及要求；---细胞
表达方式——公文的主要表达方法。---着装及服饰
发文机关名称、事由、文种构成公文标题的三个要素。
公文基本格式
为规范各单位的行文格式，现把公文的基本要求作一介绍，请各单位能按此执行。（普通档案资料也适用）
一、格式
公文名称：置于首页上方，一般用红色套印。（即红标头档案）
秘密等级：分为机密、秘密两种，注于公文首页右上角。
发文字号：包括机关代字、年份、序号，置于档名称之下并居中。年份和序号使用阿拉伯数字。年份写在[]内，序号不编虚位（即1不编为001），不加"第"字。如"嘉文广[2008]23号"。
标题：一般应标明发文机关名称、公文主要内容和公文种类，标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如"嘉定区文广局关于加强档案工作的意见"。
主送机关：应当使用全称或者规范化简称、统称。应置于标题之下、正文之上，顶格写。
正文：每自然段前空两个汉字。文中有结构层次的，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"1、"，第四层为"（1）"。
无正文说明：文章排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施，务使印章与正文同处一页，不得采取标注"此页无正文"的方法解决。
附件说明和附件：有附件的公文，应在正文之下、成文日期之上标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括标注"见附件"等字样。但正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、释出的档案的，不加附件说明，也不标注"见附件"等字样。附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。
生效标识：包括印章和成文日期。用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期4至7个字（视印章的大小而定）。
成文日期以领导同志签发的日期为准。
二、字型
公文名称红头用小初号黑体字；正文和附件的标题均用二号黑体字（不加粗）；正文采用小三号仿宋体字；文中要突出层次的，第一层"一、""二、"…的用小三号黑体（不加粗），其他层次的用小三号仿宋体字加粗。
除成文日期、部分结构层次序数和词、片语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应使用阿拉伯数码。
三、排版
1、页面设定：公文文字从左至右横排，每自然段前空两个汉字，一般每页二十四行，每行二十八个字。行距28磅。上页边距为3.0cm，下页边距为2.5cm，左页边距3.2cm，右页边距2.8cm，以留出左侧装订的位置。此类操作可在"档案－页面设定"中进行设定。
2、独字不成行：文中如果有单个字的不能单独成一行，可在"格式－字型－字元间距－间距－紧缩"中作调整。
3、序号排列：正文中如果需要分几个方面来说明事件的，会用到"一、××××......""二、×××......"等，此时在写完"一、××××……."，按回车键后会出现电脑自动编号的现象，此时须在工具栏内按一下"撤销键入键"，然后自己再打上"二、×××……"，这样就会出现正常的文字排版了。（"1、….""2、….."同样操作。）千万不能用计算机自动生成的序号排版格式。
4、插入页码：凡超过两页的公文，都需居中插入页码。
5、正文和落款、日期的距离：通常以空三行为准。
6、附件：与正文空一行，顶格写所加附件的标题。
7、日期写法：正式档案需使用中文日期，如上报的计划、总结、请示、报告等，其他一般的文字材料可以用阿拉伯数字来标明日期，如通知。
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公文标题是要素式标题，公文的规范性标题由“发文机关名称”、“事由”和“文种”三个要素构成。
完全标题形式为：“发文机关名称”关于“事由”的“文种”
例如：**省人民 *** 关于开展**工作的通知
不完全标题形式为：（1）关于“事由”的“文种”
例如：关于治理**河流污染问题的报告
（2）“发文机关名称”“文种”
例如：**银行公告
（3）“文种”
例如：通告；会议纪要
公文语言的主要特点是： 庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范 庄重--指语言端庄，格调郑重严肃。 准确--指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。 朴实--指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。 精练--指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。 严谨--指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。 规范--指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。 在语词方面，用规范的现代书面语言，不用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。公文除了以双音节词为主外，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾片语、"的"字结构等。 在语句方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义；过渡句少；一般都有表达公文主题的主题句；句子带有较多的限定性修饰词；泛指性无主句较多；"是……的……"形式的判断句较多，用以表达作者的见解、态度和解释。 在修辞方面，追求准确鲜明，质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暖昧，繁冗堆砌，重内在美；修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。
行政公文的基本功能包括：传达、沟通、释出、教育、记录。
变压器，电压，负载