第1个回答 2022-07-25
现在市面上关于时间管理的书籍参差不齐，关于时间管理的方法也有许多种，不能说哪一种方法好，也不能否定某一种方法差，既然这些方法存在，就一定有存在的道理，相信也有不少人从中获益。每一种方法肯定都会有其优势，也有其劣势，对于工种不同的每一个社会人来说，时间管理的方法肯定是不同的，我们无法完完全全去复制，而是必须基于自己的实际情况去综合参考各种时间管理方法，并通过实践反馈迭代找出于自己来说最好的方案。
番茄工作法是常常被人们津津乐道的时间管理方法，它是由弗朗西斯科·西里洛在1992年创立的，可能很多人都知道这个方法是通过番茄钟进行时间管理的，番茄钟一般以25分钟为一周期，完成一个番茄钟并不代表工作效率的高低，也不代表你在这25分钟内你可以完成一个任务，而是表示你集中精力连续努力了25分钟。
当然番茄工作法不仅仅是设定25分钟的番茄钟这么简单，它还包括许多别的要素和细节。简单地说，番茄工作法需要列出当天要做的事，设置25分钟闹钟，然后从第一件事开始。此外，还需要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的功夫等。
看起来这个方法是挺繁琐的，步骤那么多，但任何一个技能的学习都挺复杂的。好比滑雪，开始学的时候你肯定会学每一步的方法技巧，而你一次还只能学习一个，只有当你每一步都熟练时，才能忘记这些技巧，进而完成一连串流畅的动作。开始学习的时候，绝对不能想一口吃成一个胖子，而是按部就班地跟着规则走，慢慢地找出感觉来，这个时候离”出师“就不远啦。
一、一次只做一件事
“一双脚不能跳两场舞“，换句话说，一次只能做一件事。而我们所称赞的”日理万机“也绝非是眉毛胡子一把抓，忙的不知所以，而是有条不紊地完成一件又一件工作。其次，做任何事都是有机会成本的，所以我们往往需要筛选出最重要的事优先去做，作者在文中给出的方法是：线分析真正的问题所在，即”我想达成什么结果“，然后专注于能带来该结果的活动。同时，在完成一个番茄钟后，重新思考刚才专注的活动，是否仍是重中之重？
二、番茄工作法的五个阶段
1.计划：从”活动清单“中提取最重要的活动，填写到”今日待办“表格中，这是当天的自我承诺。
2.跟踪：确定当天活动后，开启25分钟番茄钟。在每个番茄钟时间段中要注意收集过程指标，比如中断次数。
3.记录：一天结束时，将当天收集的数据归档，写入”记录“表格。
4.处理：从所收集的原始数据中提取有用信息。例如：计算每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。
5.可视化：将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。
番茄工作法的这五个阶段是基于典型的戴明循环过程而设计的时间管理方法。
什么是戴明循环？戴明循环又称品质管理循环或PDCA循环，是由美国统计学家威廉·爱德华·戴明和安德鲁·沃尔特·休哈特共同创立的，它是一个解决问题的周期流程，可用于对其他流程进行改进。基于”假设——实验——评估“的科学方法，戴明循环的4步为：
1.计划(Plan):定义预期的结果，以及达成它所需的流程；
2.执行(Do):实施该流程；
3.评估(Check):对流程进行衡量，比较实际结果于预期结果，找出差距；
4.应用(Act):对差距进行分析，找出问题根源，以图改进。
三、所需工具：
1.番茄钟，现在许多软件都有这个功能，也有基于番茄时间管理的APP；
2.三张纸：
"今日待办”表格：填写日期，名字，列出今天进行的活动；每天从中挑出最重要的工作开始；注意今日待办一定要安排适量的活动，这是时间段限定内的承诺。
“活动清单”表格：填写名字，列出最近要进行的活动，随想随填。这个活动清单可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的。注意事项：不变写具体做法，只写活动完成后的状态； 将活动进行主题归类；可以标上最后期限。
“记录清单”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可用很多天，以便比较每天的跟踪记录。
四、方法细节
1.标示示当下清单，也就是当前此刻正在做的事，便于集中注意力；可以用荧光笔标示，或者将当前活动写在纸条上，放在眼前；
2.每个番茄钟完成后休息一下，3~5分钟，远离智力活动，包括思考上一个或下一个番茄钟的活动，可以喝水或者做做肩颈运动；休息之后决定要不要切换当前的活动。
3.在进行4或5个番茄钟后，进行阶段性休息，15-30分钟左右；可以清理办公桌，或者刷下微博，朋友圈。
4.番茄钟响铃之后立马停下手中工作，最多做个速记纸条标记思路；适当的休息是对该方法的尊重，利于持久实现高效率。
5.每完成一项活动，将其从今日待办表格上划掉；不要再番茄钟进行时切换活动，也不要休息。
6.记录表格第一行记录日期，第二行记录番茄钟数。
7.处理阶段可以计算平均每项活动花费的番茄钟数若数字较大，就要尝试拆分；可以计算一项活动在“活动清单”中停留的时间，即从该记下该活动到它得到处理的时间。
五、如何防止番茄钟被中断?
每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失，而当注意力丢失时，找回它就会付出昂贵的代价。
1.遇到内部中断，接受它，在当前活动前画一撇，表示一次内部中断，并在计划外紧急区域记录它，然后继续手头工作。或记录在“活动清单”，在它左边加个U，表示计划外事件，且标一个最后期限。
2.某些内部中断无法阻止时，则当前番茄钟作废，因为番茄钟具有原子性，是不可分割的。此时我们只能重新扭启新的番茄钟。
3.若内部中断较多时，则尝试缩短番茄钟时长，然后慢慢再延长，找到适合自己的番茄钟长度。不同时间长度的番茄钟没有可比性。
4.遇到外部中断，在“今日待办”活动前画一减号，并在活动清单或计划外紧急区域记下活动名称。
5.每完成一个番茄钟，画一差号，可能有的活动后边会有好几个差号，表明该活动需要好几个番茄钟才能完成。
六、怎样准确预估每项活动需要的番茄钟数？
1.预估活动清单中每项活动的番茄钟数，将预估数写在活动前边；
2.番茄钟数不能使用小数，太大则将其拆分成若干个活动，活动越大越难预估；若一个活动预估不够1个番茄钟，则可以在它旁边标个0，将标0的活动合并在一起归为一个活动。
3.预估的番茄钟总数不要超过你当天所设定的总的番茄钟总数；并按照每项活动的预估番茄钟数，在其右侧画上相当数量的小方格，完成番茄钟后在方格里打叉。若第一次预估失败，进行第二次预估时画上相应个数的圆圈；若第二次失败，则做第三次预估，最终预估，用三角形表示。
4.记录表格中的预估：新增一列记录失误的预估，高估2个番茄钟+2，低估一个番茄钟-1，将数字相加，表示总体预估误差。新增第二列，用来记录重新预估的次数，也就是有多少圈圈和三角。
七、如何对番茄钟进行应变调整？
1.对于固定的事务性工作，可以自定一个其他时长的番茄钟；比如早起40分钟读书时间，就可以单独设置番茄钟时长。
2.番茄钟的长短也可以做调整，找到自己的最佳节奏。但开始使用番茄法时，最好还是使用25分钟时长坚持两周。
3.休息时间的长短也可调整；休息过长会失去节奏，不休息则工作质量会下降。一般情况下每隔三个短休息就要有一个长休息。
4.将”活动清单“制作成”索引卡片“，每一活动都记录在卡片上，包含活动标题，简图，网络地址，电话以及其他与活动相关的信息。做计划时，就挑出活动卡片按优先级顺序作为”今日待办“清单。
5.将“活动清单”改为“进度清单”，进度清单左上角从右到左写下这个月的日期，左边空白写下活动。每选择一个活动填入”今日待办“表格时，在”进度表格“中也画一个圈，位置在当天日期那一列，所选择的活动那一行，活动完成时，在圈里画个星星。若空圈越多，表示自己总是高估自己所能兑现的承诺。
6.运用”优先级淘汰赛“活动的优先顺序。
7.收件箱清零原则。比如删掉没有用的电子邮件，以免新的，重要的邮件淹没其中。
8.制作”思维导图日记“：内容包含：今天的主题，画叉最多的活动，活动关键词，发现的新工具新方法等等，对每日做个总结。
纵观全书，我们能看到其实番茄工作法的核心依然是PDCA过程，计划（活动清单，今日待办）——执行（番茄钟）——评估（记录，处理，每日回顾）——应用（反馈迭代），最终找到适合自己的时间管理方法。