在报销差旅费用时，员工需按照财务部门的规章制度执行。首先，报销单必须详尽填写，附上相关的原始票据，包括出差申请、明确标注折扣的机票、火车票、汽车票、船票、住宿发票以及会议通知等。对于没有员工姓名的发票，务必在背面签名确认。
值得注意的是，乘坐飞机时的订票费、改签费、退票费以及往返机场的额外车费都不在报销范围内。出差补助的计算方式是根据实际出差天数，即出差返程日期减去出差出发日期得出的天数。
报销时，务必确保所有凭证的真实性和合法性，所有项目必须填写完整，字迹清晰。任何涂改、伪造或虚报出差天数的行为都是不允许的，这样的报销申请将被拒绝。
如果原始票据丢失或损坏，需要提供详细的情况说明，并列出报销单据的明细项目和金额，还需直属上级和所在部门的第一负责人签字确认。最后，这份报销申请需要经过学院和学校分管领导的审批。
对于超标乘坐交通工具的情况，超出部分的交通费用将由个人承担，报销时仅按照规定乘坐的交通工具类别进行计算。
差旅费是行政事业单位和企业的一项重要的经常性支出项目，建立科学合理的差旅费管理制度具有非常重要的意义。但如今，问题却很明显地显现出来。有关人士认为，有的党政机关和事业单位，公费旅游、乱开会、乱加班、公费出差以及大吃大喝等差旅费开支混乱，已成为滋生腐败问题的“黑洞”。