安排会议议题应注意哪些问题?

Question

如题所述

Answer 1

一、会议前安排的注意事项
1. 确认协调会议相关事项：确保会议时间、地点、参与人员、主题和流程与主办方和主持人沟通无误。特别是会议时间，需提前与与会人员沟通并得到确认，避免临时更改影响工作计划。
2. 确保与会人员能够准时参加会议：包括发送详细的会议通知，无论是纸质版还是电子档，都必须得到与会人员的确认。如有条件，会议前10-20分钟通过网络或电话提醒与会人员。
3. 准备会议场地和材料：提前30分钟开始会议准备工作，确认会议室设备（如投影仪、电脑）和提供必要的文具（如纸、笔）。如需，准备茶水和会议记录等相关材料。
二、会议中安排的注意事项
1. 会议开始时强调注意事项：包括会议纪律，如保持手机静音，以及会议主题和目标，确保讨论围绕议题进行。
2. 遵循会议中基本规则：避免人身攻击，保持讨论紧扣主题，确保每位与会者有机会平等表达观点。若出现偏离主题或违反规则的行为，主持人应及时调整。
三、会议后安排的注意事项
1. 整理会议场地：会议结束后，恢复会议室原状，体现职业素养。确保会议准备工作得以维持，即使是看似微小的细节。
2. 跟进会议决议事项：确保会议产生的决议得到执行，包括行动计划的制定和会议记录的确认。会议记录应经与会人员签名留档，以备后续跟踪和参考。