保管期限的划分：分永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。长期保存，一般是指档案须保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后两者称为定期保存。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案，到保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的延长保管期限，有的转为永久保存。
不同保管期限的档案构成：列为永久保存的档案，是对社会主义事业的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案；列为长期保存的档案，是不具有广泛社会意义和科学历史意义的，而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料；列为短期保存的档案，是低于上述两个层次的，本机关在较短时间内需要查考的文件材料.
文书档案保管期限表
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1. 本级党的代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议，工会、共青团、妇女联合会代表会会议的文件材料。
1.1 通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音(像)带等文件材料 永久
1.2 贺信、贺电、讨论未通过的文件 长期
1.3 小组会议记录、 参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料 短期
2. 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇女联合会的常委会、全体委员会，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、 决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料 永久
2.2 讨论未通过的文件材料等 短期
3. 上级机关召开的重要会议文件材料
3.1 主要文件材料 长期
3.2 其它文件材料 短期
4. 上级机关颁发的文件材料
4.1 直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料 永久
4.2 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 长期
4.3 其它需要执行的文件材料 短期
5. 党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料 永久
6. 本机关党组(包括实行党委制的党委)和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件 永久
7. 本机关召开会议的文件材料
7.1 本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久
7.1.2 典型材料、代表发言、简报 长期
7.1.3 小组会议记录、参考材料 短期
7.2 一般专业会议文件材料
7.2.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料 长期
7.2.2 典型材料、代表发言、简报 短期
8. 本机关制发的(包括与其它机关联合制发的)文件材料
8.1 方针、政策法规性的，重要业务问题的 永久
8.2 一般业务问题的 长期
8.3 事务性有参考价值的 短期
9. 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
9.1 重要的法规性的 长期
9.2 其它的 短期
10. 本机关各种普查工作形成的文件材料
10.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久
10.2 原始记录 长期
11. 本机关专题、典型的调查报告
11.1 重要的 永久
11.2 一般的 短期
12. 本机关的请示与上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
12.1 方针政策性的重要问题的 永久
12.2 一般事务性问题的 短期
13. 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 永久
13.2 半年的、季度的、一般专题的 长期
14. 本机关计划、规划、控制数字
14.1 年度和年度以上的 永久
14.2 季度的、月份的 短期
15. 本机关统计报表
15.1 汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久
15.2 季度、月份的 短期
16. 本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料 永久
17. 干部任免的文件材料
17.1 本机关领导人，本机关对直属单位领导人任免的文件材料 永久
17.2 本机关内部机构负责人的任免材料 长期
18. 本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料
18.1 省级以上的 永久
18.2 地、县级以下的 长期
19. 本机关对有关人员的处分材料
19.1 影响大、问题严重的 永久
19.2 一般的 长期
20. 干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料 长期
21.本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 长期
22. 本机关职工、党员名册 永久
23.本机关中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料
长期
24. 本机关组织沿革、大事记 永久
25. 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 永久
26. 本机关财产、物资、档案等的交接凭证 长期
27. 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久
28. 本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
28.1 有历史意义和长远利用价值的 永久
28.2 重要的 长期
28.3 一般的 短期
29. 本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
29.1 重大活动的主要文件 永久
29.2 一般活动的审批手续、考察报告 长期
29.3 其它文件材料 短期
30. 机关之间协商工作的往来文件材料 短期
31. 同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 短期
32. 本机关处理人民来信来访的文件材料
32.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的 永久
32.2 有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 长期
32.3 其它有重要处理结果的 短期
32.4 没有处理结果的 短期
33. 下级机关报送的总结、报告、统计报表
33.1 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告 长期
33.2 年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的 短期
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