前段时间单位的会议不断，为领导准备发言稿简直就是一件折磨死人的工作。在经过一段时间的工作后，逐步发现准备会议材料其实也并不是多难的事，关键是按照会议的主旨，有针对性的把问题说清楚就可以了。今天小编就和您一起探讨一下如何准备会议材料。
方法/步骤：1了解会议要旨。在发布“禁会令”后，各级单位已经精简了很多没有必要的会议，所以目前能开的会议都是比较重要，需要一语而中的的会议。所以在准备材料之前，一定要了解此会议到底要解决什么问题。2理清会议通知要求。在开会之前我们都会接到关于会议的通知，通知中会有关于会议需要准备内容的条款。3有的放矢。针对会议要求制定发言提纲，内容要言之有物，不可都是空话套话。特别是关于量化指标，必须把时间，地点，具体量化值都写清楚明白，不可以囫囵吞枣，言之无物。4口语化。发言稿最终是给领导发言时用的，最后是要用语言表达出来的，如果过于文学程式化，那么会让发言所言无味，所以必须避免用生僻词汇，简洁的口语化发言稿才是成功的。口语化的发言稿也便于受众理解。
5例会的材料。例会，一般有周例会，月例会。例会材料有很大相似性，只是工作进展上略有不同，所以准备例会材料可以选用模版，然后把当前的第一手数据更新到模版上就可以了。这也是准备会议材料的一个小技巧。注意事项多年的秘书工作会让我们更加睿智，希望您能善于总结，尽量少做重复工作。
在我们平时工作中，我们会参加各种各样的会议，有培训的、有头脑风暴型的，也有工作总结型的，会议开的成不成功，不仅取决于会议主持对于会议进度内容的把控，也取决于对于会议前的准备。如何进行会议前的准备呢。首先需要确定会议目标。对于会议，我们需要知道这次会议的主题是什么，需要达到什么样的目的，想到得到什么样的结果。目标要切合实际明确具体。然后需要确定会议参与人员。参会人员要包括决策人员、提供数据支持人员以及执行人员。再次需要确定开会的地点，一般地点选在会议室，这样免于无关人等的打扰，空间够大，也会显示出会议的正式性。还需确定开会的时间，一般上午8-9点不适宜安排会议，9-10点适合1对1的会谈，10-12点和13-15点适合安排会议，15-17点尽量不进行会议安排。
一、根据会议要求，会议会场的布置，包括会议会展的会标，灯光，多媒体，电源，桌椅，茶杯，广告牌和各个服务的安排都要落实到位。二、根据酒店或者其他会议场所提供的房间状况表，在报到前就应该确定房间，选定专家和领导入住的房间和楼层。一些细节上的问题也不能忽视，比如说房间类型，需要放的水果，点心和其他卫生及特殊的安保工作。三、提前检查菜单和其他服务状况，提前检查餐厅卫生，餐具必备品和完好程度，检查桌椅数量和摆设，确保准备完整。四、提前调整宣传设备的摆放和位置，会议期间的摄影设备和摄影人员的搭配要及时到位。电源的安全，确保会议开展道路的通畅，加强楼层和门卫等处的检查，增加安全隐患的意识。五、为避免个别代表和领导的异常状况，应成立医疗组或者是生活
