公司刚成立档案管理部门工作，作为一个毫无经验的新手，请教一下该怎么开展工作？

Question

如题所述

Answer 1

了解清楚公司有哪些文件需要归档管理，简单说至少会有：员工个人档案、业务合同、证件，详细分类的话，员工个人档案里面需要有每个员工入职的相关记录、员工北京资料、员工签订的劳动合同。

业务合同呢，除了已经签订的合同，还有再签订合同之前的沟通材料、合同相关的信息，还可以分类为业务合同、经营合同（房屋租赁合同之类）。

证件就很简单了，公司的营业执照、公司开展业务所需的相关资质的证件、或者公司无形资产的证明文件（商标文件、专利文件、软著文件等）。

知道了这些需要归档的文件有哪些之后，那么最重要的就是分类、编号。

简单的方法可以按年度、月度，去整理，对合同、文件注意进行编号，不同类型的文件以不同的英文字母分类，根据具体日期标号，比方说“XSHT20200103003”，这个编号就能清晰的知道这是2020年1月3日签订的第3份销售合同。

最重要的一点是，归类分类好的文件档案，一定要有一个清晰明确的检索清单，从而方便在后续寻找的时候可以第一时间找到对应文件。

有条件的，不仅要进行纸质文件的归档管理，还应当同步进行电子版的归档，防止遗失或者损毁。