第一步
（以下均以Word的操作为例） 1、首先安排整个文档的层次结构，分等级设置好标题（假设按章节体设置标题，则“章”为【标题1】；“节”为【标题2】；“目”为【标题3】）；
第二步
2、然后按以下步骤进行： ◎依次选择【视图】→【文档结构图】，打开窗口左格。 ◎在文档中选择一个标题。 ◎依次选择【格式】→【段落】，打开段落对话框。 ◎在【缩进和间距】选项卡的【大纲级别】文本框下拉列表选择上述标题的级别。 ◎单击【确定】，该标题进入窗口左格文档结构图
注意事项
a.在【文档结构图】中插入标题，要注意按文档中的标题顺序逐一进行。 b.在规范的输入文档时【文档结构图】会自动生成。 c.只有文档的1-9级大纲才会出现在文档结构图中，正文文本不会出现。
编辑本段文档结构图的打开
方法一
点击菜单视图-文档结构图，可以打开或者关闭文档结构图；
方法二
点击标准工具栏上的文档结构图按钮，可以打开或者关闭文档结构图。
编辑本段文档结构图的使用
查阅结构图文档
◎在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮。 ◎单击【文档结构图】中要跳转的标题。该标题及其内容就会显示在页面顶部。
调整结构图大小
◎将鼠标指针指向窗格右边，当指针形状变化时，向左或向右拖动即可。 ◎如果标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。
展开或折叠子标题
◎凡是隐藏了子标题的上一级标题，前面会有一个展开符号“+”，单击“+”即可展开所有子标题。同时“+”号变成“-”号，即折叠符号。 ◎如果要隐藏某一标题下的子标题，则单击标题旁的 “-”号，所有的子标题即被折叠隐藏起来。
显示特定级别标题
◎可在【文档结构图】的标题上单击鼠标右键，然后单击快捷菜单中的一个数字（例如，单击【显示至标题3】可显示标题级别1至3）。
关闭文档结构图
◎单击【文档结构图】（按钮）或双击窗格右边。
删除文档结构图
◎在【文档结构图】中选择要删除的标题， ◎依次选择【格式】→【段落】。 ◎在【段落】对话框的【大纲级别】下拉列表中选择【正文文本】，然后单击【确定】就可删除所选标题。逐一删除了全部标题，【文档结构图】就不存在了。 ◎如需要删除的不是标题而是正文中的某一段文字，则在正文中找到这段文字并删除它，【文档结构图】中相应的文字就会同时被消除。如果正文中需要这段文字就在原处重新输入。但不能使用单击工具栏中【撤消键入】命令的办法来恢复这段文字。
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