我们在进行数据录入时,由于录入数据量较大,可能会发生重复录入,比如录入考生信息制作准考证等,如果同一个考生信息录入重复,就可能生成两个准考证。为了防止类似数据的录入重复,可以对录入重复数据的单元设置提示或者禁止录入。请看如下例子的操作。
1、打开Excel表格,要设置防止个人面试成绩重复输入,首先选中姓名输入的列次范围,如下图我们举例选中A2至A12之间的单元格。
2、然后在功能区域选择数据,在数据工具组中点击数据有效性。
3、然后下拉序列中有三个选项,点击选择数据有效性。
4、在数据有效性窗口中,先点击设置,在有效性条件允许下拉序列中选择自定义。
5、在公式输入框中输入条件设置公式:=COUNTIF(A:A,A22)。
6、再在数据有效性窗口中,点击出错警告,样式下有三种模式,第一种是停止,设置后输入重复的姓名将不能显示和保存,第二张是警告,弹出警告提示是否继续输入,第三种是信息,就是单纯的信息提示。我们在这里选择警告,因为有可能存在同姓名的考生,提示后进行核实,再确定是否录入。可以在错误信息下填写错误提示。然后确定退出。
7、设置好后,我们输入一个重复姓名试试。输入吴波,立即会弹出警告姓名已存在,请核实是否重复输入,然后再根据选择是还是否。
8、但是,以上设置对于复制粘贴的数据无法识别,我们可以在输入后使用圈划无效数据这一功能。例如,我们复制如图所示的两位考生姓名。
9、然后粘贴到表格中,虽然是重复的姓名,但是不会出现任何提示和警告,显然刚才的设置对于复制粘贴数据无效。
10、我们可以点击数据有效性,然后在选择圈划无效数据。
11、然后我们可以发现,姓名一列有重复的数据都被自动圈划起来,然后我就可以去核实是同名还是重复输入。