马克斯·韦伯在1921年的著作《经济与社会》中，对科层组织进行了深刻的探讨。他不仅将这个词用于描述工业化前帝国统治机构的工作人员，而且还开启了现代社会学对这一组织形式的深入研究，强调在现代社会中，为了实现有效和理性的目标，科层组织是不可或缺的工具。
韦伯在其关于科层组织的理论，即“理想类型”或其扩展定义中，列举了一系列关键特征。首先，科层组织的运作基于法定的管辖范围，这一范围由法律和法规明确规定。其次，组织结构建立在明确的权力等级体系之上，各级机关各司其职，确保秩序和效率。此外，行政管理采用书面文件和专业训练，确保程序严谨和执行精确。
在人事管理上，科层组织倾向于根据技术资格来选拔和任命行政人员，他们作为专职雇员，虽然享有个人自由，但必须遵守严格的纪律，不拥有私人办公室或行政特权。晋升制度以资历和业绩为依据，行政人员的职位稳定，通常有固定的薪酬，包括退休金制度。
韦伯的研究对理解现代社会的组织结构产生了深远影响，这些概念在后续的学术文献中得到了广泛的引用，如1948年出版的《来自马克斯·韦伯》一书中的章节，以及韦伯的《社会与经济组织理论》中的相关内容（参见：H. H. Gerth & C. W. Mills编，1948年，第196-244页；M. Weber，1947年，第329-341页）。
“科层组织”（bureaucracy），又称“官僚政治”，这个术语是行政人员的集合名词，指行政的任务和程序。它也常被用于表示行政人员之缺乏效率和不适当地行使职权，因此，它已变成一个贬义词。