1、第一步，称呼，这个非常之重要，称呼是谁是你要把这个情况向谁说明。
2、第二步就应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。
3、第三步就是总结第二段正文的内类，让读者跟着你的思维走，不会看了半天不清楚你在说什么，想解释说明什么。
4、第四步必须有的，比如“特此说明”这个最常用。
5、最后一步也是关键的一步，自己的落款，一定要字迹清晰，下面还要注明时间。
扩展资料：
情况说明书基本要求：
突出重点、兼顾一般（对上级领导比较关心的问题和当前经济运行重点、热点、变动指标比较大的情况进行分析，如去年非典对支出影响，今年宏观调控，铁路全力运电煤是赢钱还是赔钱，煤、电涨价对支出影响，煤电运输增大和支出比较是否有赢利，加息对支出影响，这些要是定量分析，不能定性）；
观点明确、抓住关键（有主有次抓住问题，要让人明白、让人看出你写的当期经营情况到底怎么样，不能模棱两可，总之一句话知道你讲什么）；
注重实效、抓住关键（时效性对报告质量影响很大，目前报表由于清算数出的慢已经严重影响了报表质量，大家应理解很深，因为时效不强对决策意义不大，甚至出现负面影响）；
客观公正、真实可靠（依赖于我们报表的质量，报表数据是真实的完整的，报告就越有科学性）；
报告清楚、文字简练（一篇文章要结构清楚，看的人也舒服，如果缺乏条理、缺乏逻辑你分析的再好也可能达不到效果）。
本回答被网友采纳向上级单位报告的情况说明格式如下：
1、第一步是寻址地址。你需要解释你所面对的情况。
2、第二步，要直截了当，把自己的情况说清楚。最好有时间或关键人物。
3、第三步，总结课文第二段的内在分类，让读者跟着你的思路，想解释一下什么意思。
4、第四步必须要有，比如“特此解释”这是最常用的。
5、最后一步也是关键的一步。您的签名必须清晰，并且必须在下方注明时间。
情况说明书基本要求：
突出重点，兼顾全局（分析上级领导比较关心的问题和当前经济运行重点、热点、指标变化比较大。比如去年非典对支出的影响，今年的宏观调控，铁路全面运电煤运是赢钱还是亏本，煤电价格上涨对支出的影响，煤电运价增加与支出相比是否有利可图，以及加息对支出的影响，如果定量分析，则无法定性分析）；
观点明确，抓关键（主次抓问题，让人明白，让人看到你写的现在的业务情况到底好不好，不模棱两可，一句话就知道你是什么正在谈论）；
注重实效，抓住重点（及时性对报告质量影响很大。目前由于清点缓慢，严重影响了报告质量。大家要深刻理解，因为时效性不强，对决策意义不大，甚至产生负面影响）；
客观、公正、真实、可靠（取决于我们报告的质量，报告数据真实完整，报告越科学）；
报告清晰，文字简洁（一篇文章必须结构清晰，读起来舒服。如果缺乏组织和逻辑，你的分析可能没有效果）。
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