省级节能管理部门和工业信息化部门会首先对本地区高效节能配电变压器的年度推广使用情况进行深入调研，并动员用户采用这些高效产品。获取相关信息后，他们会将情况通知同级财政部门，并将统计结果上报给国家发展改革委和工业和信息化部。
随后，财政部依据调查结果和各地的实际需求，预估并拨付补贴资金至省级财政部门。购买并安装目录内高效节能变压器的单位或企业需填写购买和安装情况报告，附上购买发票复印件等证明材料，然后向所在地的财政部门申请补贴。
省级财政部门会根据提交的材料及时审核并拨付补贴资金。同时，他们会与节能管理部门和工业信息化部门共同更新“节能产品惠民工程”信息管理系统，确保信息的准确性。
每月结束后10日内，省级部门需汇总上月的推广情况和资金拨付数据，上报给财政部、国家发展改革委和工业和信息化部。这些报告需要详尽记录相关细节（具体要求见附件4）。
工业和信息化部会与财政部和国家发展改革委合作，对推广活动进行定期的监督和评估。年度结束后30日内，省级财政部门需提交年度补贴资金清算报告，供中央部门审核。
最后，财政部会根据省级部门的清算报告以及工业和信息化部的监督意见，对补贴资金进行最终清算和结算。
2012年11月6日，财政部、国家发展改革委、工业和信息化部以财建〔2012〕854号印发《节能产品惠民工程高效节能配电变压器推广实施细则》。该《实施细则》分 推广产品范围及条件、推广企业条件、推广期限、推广补贴标准、推广资格申请、补贴资金申请和拨付、罚则7部分。