成功的组织结构设计,一般有着以下共同的基础:
一、有明确的组织疆界(organizationboundary)
组织的疆界是划分企业内外资源的分水岭。企业必须通过管理手段控制组织内资源,而通过市场手段购买组织外资源。聪明的企业家会有效地设计自己企业的疆界,专著于控制具有核心竞争力的资源,以达到企业利润最大化的目的。譬如,一般说来,一个餐饮企业正常运转不可或缺的资源包括就餐场所、烹饪服务人员及食品原材料等,其核心竞争力则来自产品和服务特色,一旦一家餐饮企业拥有这样的核心能力,它就可以将其他的组织内资源转移到组织外部,以确保效率的最大化。麦当劳、肯德基等外国餐饮连锁企业就是成功的运用了组织疆界的规律,只经营产品和服务特色,使自己的企业发展及利润迅速膨胀。
二、集权与分权的统一
权力是组织中一种无形的力量。一个管理者的权力来源于组织对其的依赖度、所控制的财务资源、正式职位赋予的权力以及对决策信息的控制。管理者位于组织结构的中心,其权力的集中是组织正常运转的保证。组织结构中高层对低层有控制的权力,而低层对高层同样有讨价还价的权力。为了减少高层和低层之间权力的摩擦,提高效率和员工参与意识,越来越多的组织倾向将管理者的权力分散,授予中级管理人员和普通员工。成功的分权,应保证将权力授予知识、技能达到一定水平的员工,并辅以一定的激励机制和有效的信息反馈及沟通系统。
三、注意对影响组织结构要素的分析
根据美国的伯顿和奥贝尔两位教授的长期研究,影响组织结构的要素有六类,包括:领导和管理模式、组织及文化氛围、组织规模及组织技能、组织的外部环境、组织的技术水平和组织的战略发展。两位教授还指出,很多企业组织结构的调整,目的多是希望新的组织结构能满足六要素的要求。两位教授通过对北欧航空、通用电气等大型企业的研究,进一步将六类要素量化,发明了一套完整的组织结构分析理论。我们将在以后的文章中详细介绍这六个要素是如何影响组织结构的。
四、有适合的部门组合(organizationconfigurat ions)
不同业务和不同目标的企业可能会有不同的部门组合,一般分为:职能式、矩阵式、事业部式、官僚式和特别式组合。随着信息技术的发展和企业管理水平的提高,现代企业的组织架构由一成不变的集权化、等级制的组织架构,转向分权化而富有弹性的架构。银行业是传统的官僚式组织,几十年来银行一直致力于建设起帝国一样森严的行政等级制度。德国的银行家们正着手打破传统银行的组织模式。由几十个人和庞大的计算机系统建立起来的零售银行,将给银行业带来彻底的革命。未来的银行很可能采取矩阵式的管理架构,一旦需要新的服务项目,就成立一个临时部门,项目结束,部门随即解散。
五、有迅速有效的执行能力(operatingcapacities)
越庞大的组织,执行能力越低,这就导致了大企业的效率不如小企业。提升企业的执行能力,首先应保证管理指令系统的顺畅,每个员工都有明确的汇报路线,每个员工有唯一的经理负责他的行政管理和工作行为。很多国有企业,员工通常没有明确的汇报/管理路线,部门经理、副经理,甚至其他部门的经理都是自己的领导,指令体系的不顺畅会使员工无所适从,工作中只能消极等待上级的安排。其次,应注意管理层级和控制跨度,管理层级过多会导致企业执行速度减慢,而适当控制跨度可以减少管理成本,提高企业效率。管理层级和控制跨度是检验组织管理效率的主要因素,具体在企业中的运用将在后面详细讲到。在中国,企业的组织结构经常处于变化中。由于企业的结构调整缺少方向性,没有可以量化的数据参考,组织结构的调整经常会招致不满和非议。很多企业,经常是一个新经理上任,就对组织结构进行一次调整,这样造成许多管理资源的浪费。在发达国家,组织结构设计的研究比较完善,企业组织结构的调整一般有专业的咨询机构/人士参与指导,因而成功率相对较高。
组织机构中的岗位职责和权力(范例) 职责:
1.召集股东大会,并向股东大会汇报董事会工作
2.负责执行股东大会各项决议及监督企业管理的日常经营活动
3.负责审议企业管理层提交的各项经营计划、发展规划、投资方案等文件
4.负责拟定企业形式的调整、分立、变革、合并及设立分支机构等方案
5.决定企业内部管理机构的设置及组织高层管理人员的聘任和解聘,并决定薪酬等事项
权力:
1.有企业内部日常经营的决策权
2.有对企业业务执行情况的监督权
3.有对外代表企业的权力
4.有对各项经营计划、规划的审批权
5.有对高级管理人员的任免权 职责:
1. 根据领导意图和企业发展战略,负责起草企业重要文稿
2. 负责企业资料、信息管理以及宣传报道日常行政事务管理工作
3. 负责企业日常安全保卫及消防管理工作
4. 负责前台接待、对外宣传、公关联系等工作
5. 负责总务后勤、车辆管理等工作
权力:
1. 有对制订企业经营计划的建议权
2. 对行政稽查发现的问题,有实施处理的权力
3. 有对企业员工违反行政制度的处罚建议权
4. 有对企业行政资源(包括车辆、办公设备等)合理调动的权力
5. 有对部门内部员工聘任、解聘的建议权
组织架构设置的基本原则
组织架构是为了承接企业战略,企业在不同阶段有不同的战略侧重点,同时随着企业战略重点的变化,组织结构也随之变化,而企业战略重点的变化也是因为市场的变化。
企业组织架构有不同的模式,每个企业也有自己的特色,企业在不同发展阶段也有不同的组织架构模式和特色,这里我们不一一探讨各种组织模式,我们看一下组织架构设置中一些基本原则。
一是组织架构承接企业战略。企业战略不同,组织架构的模式和职能也不同,一定程度上体现了目标管理的组织架构;
二是精简、高效原则。不要设很多部门,部门多了,经理阶层自然就多了,经理阶层多了,很多事情没有也就有了。当然也要考虑企业的现实和特殊情况。
三是组织架构很好的响应市场和客户需求。组织架构设计时,一定要考虑如何才能更快的响应市场和客户的需求,组织内部分工明确,同时沟通协调信息传递顺畅及时,尽量避免多部门同时接触同一客户;
四是组织架构考虑管理单位和内控的要求。比如上市公司要有完善的公司治理结构,中央企业要考虑《中央企业全面风险管理指引》的要求,银行要考虑《商业银行内部控制指引》等。