4.目录编制
对大型文档来说,目录是不可或缺的组成部分。它是文档中若干级别标题的列表,用户可以通过目录查阅文档主题和标题的页码,Word文档还可以通过目录实现文档的快速浏览。在Word中,我们可以利用域来实现自动编制和管理目录。
(1)设置标题级别
样式是应用于文本的一系列格式(字体、字号和标题级别等)的集合,它是快速设置文本格式和生成目录必不可少的工具,设置标题的大纲级别使用“样式”最为快捷。如果文档中以一、二等编号开头的是一级标题,1、2等编号开头的是二级标题,则设置标题样式(级别)的方法有以下几种:
把光标放入一、二等编号开头的标题,打开“格式”工具栏中的“样式”下拉菜单,选中其中的“标题1”选项。重复上述操作,将其他一级标题全部设置为“标题1”。接着按相同方法,给文档中的二级标题应用“标题2”样式,以此类推。全部标题的样式设置完成后,你就可以看到每个标题前面有一个小黑点。只有这样,Word提供的目录编制功能才能生效。
如果你经常使用几种固定的标题样式,但是模板中的样式又不符合要求,可以对模板或正在使用的样式进行修改。最简单的方法是单击“格式”工具栏中的“样式和格式”按钮,在打开的“样式”任务窗口中选中某种标题样式,单击其右边的下拉按钮打开菜单,选择“修改”命令,就可以打开“修改样式”对话框进行修改,修改完毕,存为模板文件即可。限于篇幅,这里就不介绍具体操作方法。
(2)建立目录
建立目录前,你需要将光标插入建立目录的位置(一般位于文档大标题之后)。然后单击“插入→引用→索引和目录”菜单命令,打开“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,单击“格式”下拉列表,从中选择内置的目录样式,然后设置目录编制的级别。假如编制的目录需要显示出三级标题,则应在“显示级别”框中输入或选择“3”。设置完成,单击“确定”按钮,Word即会在指定地方建立灰色的目录。如图2所示。
上述对话框中,“显示页码”选项可以显示目录中各级标题所在的页码;“页码右对齐”选项可以使页码与右页边距对齐;“制表符前导符”选项可以选择连接标题文字与页码的圆点、实线或虚线;“使用超链接而不使用页码”选项,则为目录中的每一个标题创建超链接,用户按住Ctrl键单击标题即可跳转到文档中的相应位置。
(3)更新目录
如果目录建立之后文档的结构发生了变化,这就需要用户更新目录。单击“视图→工具栏→大纲”菜单命令,打开“大纲”工具栏,单击其中的“更新目录”按钮即可。或者直接按下F9键也可对目录进行更新。
(4)删除目录
如果你想删除已经建立的全部目录,可以按上面介绍的方法打开“大纲”工具栏,单击“转到目录”按钮。则目录中的所有标题都会被选中,此时只要按下Delete键就可以将目录全部删除。假如你要删除目录中的部分标题,只要把这些标题选中即可按相同方法删除。
5.编制索引
索引是按照一定分类标准和需要,把文档中的主要概念或名词术语摘录下来,标明它们的出处(即页码),并且按一定顺序排列供读者查阅的资料。Word提供了为文档编制索引的功能。
(1)标记索引项
编制索引的第一步是标记文档中的名词、短语和符号之类的索引项,以便为标记索引提供对象。索引标记可以是文档中的一处,也可以是文档中相同内容的全部。如果标记了文档中同一内容的所有索引项,可选择一种索引格式并编制完成。此后Word将会自动收集索引项,按照字母顺序排序和引用页码,并自动查找或删除同一页中的相同项,然后在文档中显示索引。
这里以标记本文中的“域代码”为例。首先用鼠标选中文档内的“域代码”三个字,然后单击“插入→引用→索引和目录”菜单命令,在出现的对话框中单击“索引”选项卡。单击“标记索引项”按钮,在出现的对话框中单击“标记”按钮。此时,文中的“域代码”后将出现“{XE "域代码"}”标记,单击工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮,可以隐藏或显示“XE "域代码"”标记。假如需要标记文中出现“域代码”三个字的所有位置,可以单击“标记索引项”对话框中的“标记全部”按钮,这样文中出现“域代码”的位置都会出现“XE "域代码"”标记。
(2)提取标记索引
当文档中的名词、短语等索引项被标记之后,就可以提取所标记的索引了。把光标插入文档最后的一个空白行位置,单击“插入→引用→索引和目录”命令,一个索引就出现在光标位置。如果单击了对话框中的“标记全部”按钮,则会标记出索引的名词或短语出现的页码,并且按照索引项的笔画或拼音进行排序,便于读者按照索引的提示查找相关内容。
(3)更改索引格式
当文档中的索引被提取出来以后,如果要对已经生成的索引格式进行更改,可以把光标放入索引所在的行或其下面一行。单击“插入→引用→索引和目录”命令,打开对话框以后在“索引”选项卡中选择以下内容:
“页码右对齐”选项可以使页码与右页边距对齐;“制表符前导符”选项可以选择索引项和页码之间的实线、虚线等符号;“缩进式”选项可以在主索引项下方列出次索引项,“接排式”选项则将次索引项与主索引项置于同一行;“栏数”选项将索引设置为用户输入数字所确定的栏数,如果想使索引的栏数与文档中的栏数相同,可以选择“自动”;“语言(国家/地区)”选项供用户选择用于索引的语言,你只需打开列表进行选择即可;单击“修改”按钮,可以打开“样式”对话框修改索引使用的样式。
(4)更新索引
为避免重复劳动,建议用户在文档编辑完成之后进行索引。如果此后对文档进行了修改,原索引就不准确了,这就需要更新索引。用鼠标单击要更新的索引,按下F9键进行更新。但是整个索引更新之后,将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。
(5)标记特殊符号
假如你需要把$、@、*之类的符号标记为索引项。首先需要选中该符号,然后按上面介绍的方法打开“标记索引项”对话框,所选中的符号就会出现在“主索引项”框中,你只要紧接该符号输入“;#”,最后单击“标记”按钮即可。
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