如何做好档案的管理工作

Question

如题所述

Answer 1

仅供参考：
一、档案管理
（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理
（一）归档范围
1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类：质量管理方面的制度。
5、技术类：产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。
（二）文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁
（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。
（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

Answer 2

做好档案的管理工作
建立和维护档案的存放秩序
防止档案损坏
延长到档案寿命
维护档案安全
档案保管工作应当做到四不
不散---不使档案分散
不乱---不使档案互相混乱
不丢---档案不丢失不泄密
不坏---不使档案遭到损坏。
1）库房要求：档案室设置不宜设在楼的最低和最高层：不宜设在阳光直接照射、温度较高的房间；不宜设在水源、电源或锅炉房附近；做到库房专用不能存放杂物或办公混用。做到库房应采取防火、防盗、防尘、放光、防水、防高温、防有害生物、防有毒气体等安全措施。
2）库房温湿度控制。适宜的库房温度应在14℃---20℃之间，相对湿度在50%---65%之间
增温、增湿和降温、降湿调控方法：使用机械设备进行调控；打开门窗或排风、换气扇等方法进行自然通风；人工方法来对库房温湿度进行调整，洒水、拖地、水盆等进行增湿，装具内放置木炭、生石灰等进行降湿。
3）档案在装具中的存放方式
档案在装具中的存放有竖放和横放两种。目前采取竖放的较多；好处是捡取和存放案卷比较方便。平放的方法，虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。平放是为了增加盒内文件的接触面，避免文件竖放时头重脚轻而发生弯曲折损，文件上的皱纹日久就会消失。从长远考虑，档案盒平放比竖放有利于防护档案，适合于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案（如卷皮质软、没有装订、幅面较大等） 。平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠高度以不超过0.4米为宜。但是同一档案部门，同一机关两种存放只能选一种，以保持整齐美观。

Answer 3

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 4