拟稿是发文办理的第一个环节，同时也是整个公文处理工作的关键性环节之一。
审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。它也是公文处理工作的关键性环节之一。
签发是指机关领导人对文稿最后审批。它是公文形成的关键性环节。
核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号(是指机关制发公文的编号。发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成)、分送单位和印制份数的一项工作。
公文的缮印是对已签发的公文定稿进行印制。
公文的校对是对文件质量的最后一次检查。
公文的用印是指在印好的文件上加盖机关印章。
公文的发文的登记，其作用与收文登记一样。
公文的会签指联合行文的，需要多个人或单位签署。