为了充分发挥行政组织结构的功能,必须建立合理的组织结构。那么什么是合理的组织结构呢?一般而言,合理的组织结构应具备如下几个主要条件。 行政组织结构的实质是以职能为内容进行分工——个人之间、单位之间、部门之间、各级之间的职能分工。分工的目的,一是使各个具体职能能够得到最好的执行,使每个单位和人员能在专的基础上精。因此分工要明确、清楚,尽量做到专业化,以便于精通业务。二是为了更好地合作,使整个行政组织的职能因分工而又得到更好的、相互密切配合的执行。如果分工的目的仅在于前者,不利于后者,那就是破坏整体职能的分工,是行政组织所不能取的。
因此在设计行政组织结构时。在对各个单位、个人之间进行分工时,不仅要做到分工明确、而且还要考虑到这种分工是否有利于合作。
要使各个单位、个人之间有通畅的沟通渠道和良好的协调关系,并为这种沟通协调提供组织结构上的保证。如在相关业务隶属关系上就要考虑是否有利于合作。对非隶属关系、又需要相互配合的平级单位,则要考虑建立一个松散的协调委员会这类的机构,或由一个行政组织首脑来负责协调。 现代行政组织是一个适应环境的开放系统,组织系统能否适应环境,并且具有弹性,这是衡量组织结构是否合理的又一标准。组织结构是组织环境与组织内各系统之间联系的纽带、网络,组织环境制约着组织结构特性,不同的社会环境——尤其是经济环境,要求行政组织内部有不同的职责分工关系,即要求有不同的组织结构。因此,任何行政组织结构都是稳定社与可变性的统一。为了保持合理性,组织结构必须随着环境的变化适时地加以调整,使结构具有适应性、伸缩性和应变性,以适应变化了的新环境的需要。
总之,良好的行政组织结构应该是以职能力中心,在数量上保持合理的比例关系,在质量上相互协讽适应呈现出一个有机的、充满活力的网络整体。