企业档案外包托管符合档案管理要求吗

Question

如题所述

Answer 1

企业档案外包托管是符合档案管理要求的。

中国经济高速发展带来的档案文件数量激增，促使企业的档案服务外包需求市场不断扩大,按照市场机制运营已成为未来档案管理的一个新趋势新内容。

国家档案局在档案事业“十三五”规划纲要中提出“鼓励档案社会化服务”，并于2017年8月发布了档案行业标准DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，这一管理性规范于2018年1月1日开始实施，是档案服务外包好的开端和新的起点。

档案服务外包不仅是一种服务模式,也是对档案服务社会化、市场化、集约化理念的推广和发展。

档案寄存服务合同签署中需要注意的问题：

合同与选择合作方的方式是紧密结合的，无论是否通过招标确定合作供应商，都要严格对待合同的签订。合同内容主要涉及服务项目、服务标准、服务流程、监管要求等。

1、约定服务内容，要求与招标文件里的招标需求保持一致。

包括但不限于寄存服务模式、业务内容、完成时间、工作要求、服务报酬、产权归属、违约后果、后续服务等。

2、约定制定保密条款，签订保密合同；约定合作期间获悉的经营信息要严格保密，并仅限于本合同使用。

这些信息包括但不限于战略计划、经营数据、商业合同、客户信息、财务报表、价格信息、制度流程、统计数据所反映的任何其他信息等。未经对方书面允许，获悉方不得以任何目的或形式复制、使用或向他人透露。一旦出现档案信息泄露按照保密条款及法律追究相关责任人和责任单位。

3、约定其他事项如履约保证金及违约责任等。

Answer 2

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

Answer 3

企业档案外包托管符合档案管理要求吗
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。