那么如何做好接待外商的工作就需要业务人员仔细准备一下。一、 首先确认客户来访的意向 当客户提出要去拜访贵公司时，请外贸人员务必从客户那里知道他什么时候出发，要在这里呆多久，主要来访目的等。其次外贸人员也要调整好自己的心态，有些人是第一次接待外商难免会害怕自己会错，或者是无法正常交流。其实也不比担心，外商来访无非是想更近一步了解你的公司和产品，所以你大可以用平常心对待。二、 安排行程 确定了外商来访时间，以及来访目的后，业务员就要开始安排外商的行程了，安排妥当之后发邮件给外商确认，在行程中最好明确写明外商来访所要看到的产品，以及一些工业设备，仓库等，实际到访后腰严格按照行程安排上去履行。三、 了解自己所拥有的资料 外贸业务员必须了解自己公司的流程，技术参数等，这样你才能很好地带着外商参观，并且为他讲解。四、 了解客人信息 这一点主要是为了外贸人员在安排食宿等问题上有所准备，要了解客人的年龄、学历、爱好、职位还有他的宗教信仰，在国外大部分人都有信仰，而且不同宗教的某些忌讳是要避免的。五、 准备参观的资料 让工厂车间做好准备，自己也要准备好在参观过程中所用到的工具，相关技术人员，技术指导等，还要准备好一个记事本，记下客人在参观过程中所提到的尺寸、规格、要求等。这样也方便下一步的谈判。六、 接机和酒店安排 如果了解并确认了客户的来访时间，要提前预定好酒店，并准时到机场接机，让客户有种宾至如归的感觉也会给你的公司形象加分。然后你可以问客户的行程安排，如果想马上参观贵公司那就直奔主题，如果客户累了不要打扰客户了。七、 谈判 在所有的参观结束后就是进行谈判了，这时候客户会说出他们的想法和意见，那么在此过程中就要发挥你的谈判技巧，争取让客户满载而归，当然你还要有利可图。八、 安排餐厅 一项和谐的生意谈成之后就要安排客户的吃饭问题，要询问客户所喜欢的东西，问他们想去什么样的餐厅就餐（在吃饭方面业务员一定要注意，不同国家有些餐桌礼仪不同，所以之前一定要了解客户的国家、爱好、兴趣、宗教等）九、 送走客户并收尾 各得其所后这单生意也算圆满结束了，你可以再在访问结束后送给客人一些小礼物，礼物不需要太贵重，只代表心意。如果客户的行程还没结束不着急立刻回去，这时候你可以带着客户区一些娱乐场所或是欣赏一下当地的风景。然后结束后就直接送客人去机场，那么这样就算完整的结束了。在客户回国后要及时联系客户表示问候，再者就是希望此次访问能够更好的促进两公司之间贸易了。
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