接听电话不可太随便,得讲究必要的礼仪和一定的技巧,以免横生误会。无论是打电话还是接电话,我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。
及时接
一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,6遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。
确认对方
对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”接到对方打来的电话,您拿起听筒应首先自我介绍:“你好!我是某某某。”
如果对方找的人在旁边,您应说:“请稍等。”然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:“需要留言吗?我一定转告!”
讲究艺术
接听电话时,应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。
最后,应让对方自己结束电话,然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。
调整心态
当您拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。
打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白。
左手接听
便于随时记录有用信息。
扩展资料
接听电话前:
准备记录工具:如果大家没有准备好记录工具,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客在等待,这是很不礼貌的。所以,在接听电话前,要准备好记录工具,例如笔和纸、手机、电脑等。
停止一切不必要的动作:不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。
使用正确的姿势:用手拿好电话,如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。
带着微笑迅速接起电话:让对方也能在电话中感受到你的热情。
参考资料:百度百科-电话礼仪
1、快速接听电话
手机通常被控制在铃响三声内接听,否则将被视为粗鲁。有时正赶上一份紧急工作。虽然听到电话响了,却无法出去接听,让对方等了很长时间。然后应该拿起听筒,先说:“对不起,久等了”及时向对方道歉是一件非常重要且不可忽视的礼貌。
2、用左手握住听筒,用右手书写笔。
办公室接听电话不像个人接听电话那样随意,并且当另一方打电话时需要进行文本记录。
3、第一时间说出单位或者部门名称
接通后,主动向对方打招呼,并在第一时间报告单位或部门的名称。
4、注意语气,保持微笑
确定对方的基本信息,包括对方的单位,姓名,职位等。只有通过询问基本情况,工作才能顺利进行。如果不询问调用者的身份,则很难在转移过程中解决问题。这不仅浪费时间,还影响工作进度。
5、详细了解通话目的
在了解了基本的来电者信息后,您应该详细了解通话的目的,以便为手机采取相应的解决方案。包括问:谁是来电者,对方的事务可以代表另一方转移吗,必须找一个直接的人来回答吗。
6、确认通话的主要内容
请务必在通话结束前与对方确认通话的主要内容,以确保准确到位,以防止录音错误或记得更少。正确记录想传达的内容:一般来说,根据何时,何地,谁,什么,如何处理等,它应该简单明了,不应该拖延。
7、礼貌的感谢
电话的结尾必须礼貌地对方,这也是基本的电话礼仪。来电者是客人,一定要尊重客人,不要表现出无人的感觉。
8、让来电者先挂断电话
无论是客户还是寻找相关人员的间接客户,必须等待对方挂断电话才能挂断电话。将手机放回原来的地方并不是一件粗鲁的事。如果快速挂断电话,会让来电者觉得这里的人对他非常不耐烦,这会让对方感到不舒服。
因此,当接听电话即将结束时,应该礼貌地要求客户先挂断电话,这样才能完成接听电话。
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