铁路运单的主要功能体现在它的结构和用途上。这种运输文件通常采用目的地收货人的名义，采用一式两联的方式。第一联，即正本，会随货物一同运输，直到目的地，此时它会作为提货的依据，交付给预定的收货人。
第二联，即副本，则是发给托运人的，作为托运货物的收据。在货物尚未抵达目的地的情况下，托运人可以根据副本上的信息，向承运人提出暂停运输或者更改收货人。这为托运人提供了一定的灵活性和控制权。
尽管铁路运单本身并不是物权凭证，但在商业交易中，尤其是在托收或信用证支付方式下，托运人可以利用副本进行相关操作，如办理货物的托收或进行付款谈判。因此，铁路运单在物流和金融交易中扮演着重要的角色，是货物运输过程中的关键文件。
铁路运输分为国际铁路联运和通往港澳的国内铁路运输，分别使用国际铁路货物联运单和承运货物收据。 当通过国际铁路办理货物运输时，在发运站由承运人加盖日戳签发的运单叫“铁路运单”(Rail Waybill)。铁路运单是由铁路运输承运人签发的货运单据，是收、发货人同铁路之间的运输契约。