项目管理中做好沟通的方法？

Question

如题所述

Answer 1

下面是中达咨询给大家带来关于项目管理沟通方法的相关内容，以供参考。
1、项目沟通方法
1）正式沟通与非正式沟通
（1）正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。
（2）非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真。
2）上行沟通、下行沟通和平行沟通
（1）上行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。
（2）下行沟通。下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。
（3）平行沟通。平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流。在项目实施过程中，经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突，除其他因素外，部门之间互不通气是重要原因之一。保证平行部门之间沟通渠道畅通，是减少部门之间冲突的一项重要措施。
3）单向沟通与双向沟通
（1）单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变（单向传递），一方只发送信息，另一方只接受信息方式。这种方式信息传递速度快，但准确性较差，有时还容易使接受者产生抗拒心理。
（2）双向沟通。双向沟通中，发送者和接受者两者之间的位置不断交换，且发送者是以协商和讨论的姿态面对接受者，信息发出以后还需及时听取反馈意见，必要时双方可进行多次重复商谈，直到双方共同明确和满意为止，如交谈、协商等。其优点是沟通信息准确性较高，接受者有反馈意见的机会，产生平等感和参与感，增加自信心和责任心，有助于建立双方的感情。
4）书面沟通和口头沟通
5）言语沟通和体语沟通
2.提高与改善项目沟通管理的方法
沟通的有效性，主要看发送者转交接受者态度的状态及其程度。人际沟通是否成功，取决于领导者（发信者）所要向下级人员提供的信息与下级人员通过理解而获得的意义是否相一致。为了增加沟通成功的可能性，必须保证领导者（发信者）提供的信息（下达的指令）与下级人员（接受者）对信息（指令）理解的最大限度的吻合性。
1）改善有效沟通的方法
（1）重视双向沟通，双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者能表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。
（2）多种沟通渠道的利用，一个项目组织，往往是综合运用多种方式进行沟通，只有这样，才能提高沟通的整体效应。
（3）正确运用文字语言。
2）提高有效沟通的方法
（1）沟通前先澄清概念，经理人员事先要系统的思考、分析和明确沟通信息，并将接受者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。
（2）只沟通必要的信息。
（3）明确沟通的目的，经理人员必须弄清楚，作这个沟通的真正目的是什么？要下级人员理解什么？明确了沟通的目标，则沟通内容就容易规划了。
（4）考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等，以便沟通的信息得以配合环境情况。
（5）计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见。
（6）要使用精确的表达，要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且要使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。
（7）要进行信息的追踪和反馈，信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否真正了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。
（8）要言行一致的沟通。
（9）沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来。
（10）应该成为一个“好听众”。成为一个“好听众”，才能明确对方说写什么。
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Answer 2

如何制定项目沟通管理计划？

项目经理需要清楚地概述他们将如何管理项目之间的沟通。这可以通过创建项目沟通管理计划来实现。

在创建计划时，项目经理应该遵循以下五个步骤：

○确定你的目标：你沟通的目的是什么？你可以使用一些沟通工具来提高意识，例如状态报告。其他的可能需要采取行动，例如要求赞助者批准支出或要求客户批准项目测试。

○确定你的受众：谁是这个项目的利益相关者？你应该把所有涉及的人都列一份详尽的名单。考虑所有受项目影响或影响项目成功的人。这个列表应该包括团队成员、赞助商、客户和其他相关方。

○写下你想要传达的信息：每一种交流的信息是什么？这是要共享的实际内容。需要沟通的关键部分包括范围、进度、预算、目标、风险和可交付成果。

○选择你的渠道：消息将如何传递？它会是一份通过电子邮件发给所有利益相关者的正式报告吗？还是在团队会议上进行非正式的口头汇报？

○设定一个时间表：你什么时候传达你的信息？你的利益相关者需要每周或每月的报告吗？有最后期限吗？考虑一下不同的时区和员工时间表。

你的项目沟通管理计划应该足够详细，包括你为什么要发送信息、发送给谁、发送哪些具体信息、如何发送以及何时发送。

让你的利益相关者参与这个计划的创建是很重要的。你需要了解他们的偏好和期望。如果你过度沟通，他们可能会停止关注你。但是，如果你沟通不足，可能会导致误解和问题。

管理项目沟通

一旦项目沟通管理计划被创建并批准，项目经理的工作就是确保它的成功执行。这意味着计划需要定期审查和更新，以反映对项目或利益相关者的任何更改。

项目经理还必须管理项目沟通管理计划的执行。这包括：
○数据的收集和分析
○为沟通创建信息
○沟通信息的传输或分配
○储存任何通讯报告、档案或文件
○检索任何存储的沟通
○在项目结束或设定日期后处理任何旧的沟通

监控项目沟通

这一过程包括在整个生命周期中监控和控制项目交流。可能包括确认以下事项：
○通讯按计划进行
○他们被适当的利益相关者接受
○信息被理解
○任何相关的反馈都提供给适当的项目成员

实际的监控类型，包括方法和频率，应该是项目沟通管理计划的一部分。

如何在项目沟通管理中取得成功？

良好的沟通是项目成功的关键因素。事实上，沟通不畅是项目失败的主要原因之一。项目沟通管理确保不会发生这种情况。

成功的项目经理在各种渠道上使用正式和非正式的沟通方法。这有助于增加消息被接收的机会。使用简单的语言，坚持相关的主题，保持信息简洁，把所有的信息都包含在一个地方，以减少沟通失败的机会。

以下沟通管理技巧也可以增加项目经理成功的机会：
○较强的积极倾听技巧
○熟练的写作技巧
○优秀的口语能力
○提出问题并探索更多的信息
○设定和管理期望
○激励人们参与其中
○解决冲突的技能
○总结和复述你所听到的内容的能力

沟通不畅可能会扼杀一个项目，改善沟通能使项目成功最大化，风险最小化。此外，如果项目经理能够使用现代的项目管理软件与项目涉众人员进行有效的沟通，这意味着他们团队将获得更多的项目沟通技巧。

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