表格制作完成后,可以通过数据透视表轻松实现各种数据汇总和分析,这无疑是非常便捷的。然而,有时无论怎样操作,数据透视表都无法正常显示,这通常是因为数据表格不符合建立数据透视表的要求。因此,掌握一些数据处理的基本习惯、布局美化以及操作技巧是非常有用的。
1. 良好的数据处理习惯:以下五种情况将导致无法创建数据透视表。
① 如果表格中存在合并单元格,则无法创建数据透视表。解决方法:取消合并单元格,操作步骤为:选中合并单元格,取消合并,使用Ctrl+G查找空值,确定后输入=并按向上箭头,使用Ctrl+Enter进行确认,然后复制该区域并选择性粘贴为数值。
② 表格中的所有空白单元格必须填写完整。如果没有数字,可以填写0。
③ 如果表格中有相同字段的标题,需要为它们添加序号以区分,例如“价格1”、“价格2”等。
④ 表格中不应有空行,需要删除所有空行。
⑤ 文本型数字应转换为数字格式,否则可能会得到错误的结果。
2. 布局及美化(以销售报表为例):
① 将“地区”和“销售员”拖动到透视表的行标签区域,将“数量”和“金额”拖动到值区域。
② 合并并居中“地区”列:右键点击“地区”列选择“数据透视表选项”,在“布局”中勾选“合并且居中...”。
③ 对“金额”进行降序排列:右键点击“金额”列选择排序,点击降序。为了对“销售员”和“地区”分别进行降序排列,需要点击“地区”下拉箭头,选择“其他排序选项”,勾选降序,然后确定。
④ 设置数字格式:选中数字区域,右键单击选择“数字格式”,设置数值格式,保留零位小数,勾选“使用千分位”(或所需的格式),确定。
⑤ 删除“求和项”:复制“求和项”并粘贴到一个新位置,然后使用查找和替换功能将其替换为一个空格。
⑥ 标色汇总行:单击汇总行上的黑色向下箭头,选中汇总行并进行标色操作。
3. 对日期进行分组:生成年度、月度报表
① 将“销售日期”拖动到行标签,右键点击日期选择“创建组”,设置起始和终止时间,“步长”选择需要的“月”后确定。也可以同时勾选“年”以显示按年按月的效果。
② 价格分析:将“价格”拖动到行标签,右键点击“创建组”,设置起始终止数据,“步长”输入价格区间后确定。这一操作的前提是销售日期必须是日期格式,不能有文本或空白单元格。
4. 计算字段:计算平均单价
① 将“地区”、“数量”和“金额”分别拖动到数据透视表的行标签和值区域。
② 右键点击透视表中的任意单元格,选择“选项”,在“域、项目和集”中选择“计算字段”,输入“平均单价”作为名称,公式输入“=金额/数量”,确定。当数据源更新时,点击“刷新”以更新平均单价。
遵循以上步骤进行练习,将有助于在实际应用中熟练掌握数据透视表的操作。
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