怎样建立有效的货币资金内部控制制度

如题所述

货币资金是在企业生产经营过程中以货币形式存在的资产,包括库存现金、银行存款和其他货币资金三项,远期支票存款、临时借条、银行退票、停止银行中存款、已指定用途的货币资金和有价证券不包括在内。货币资金内部控制即通过在企业内部采取一系列管理程序和方法,保护货币资金的安全、完整,保证资产流动的合法、高效。

建筑业作为款项结算数额大、周期长的资金密集型产业,对于货币资金的依赖度很高,货币资金的健康流动也是维系工程项目建设、建筑企业运转的关键;而建筑行业短时间难以改变的僧多粥少局面,以及建筑市场时有发生的低价竞标、垫资施工等现象,都对建筑企业的货币资金内部控制提出了更高的要求。因此,建筑企业有必要加强对货币资金的监督、管理和控制,强化货币资金内部控制。

1、货币资金内部控制存在的问题

对于建筑企业而言,必须拥有一定数量的货币资金以购买材料、租借设备、发放工资等。而履约保证金、质量保证金的大量占用,工程款拖欠导致的应收账款较多,以及工程项目点多面广导致的货币资金分散,都给货币资金管理和控制带来了较大的难度和风险。当前,建筑企业货币资金内部控制主要存在资金短缺和违法乱纪这两个问题。

一是货币资金短缺现象普遍存在。统计数据显示,2019年前三季度中建筑施工企业货币资金/短期债务的中位数为0.79倍,在2016年的1.07倍、2017年的0.99倍、2018年的0.88倍基础上持续下降。现金短债比中位数小于1,意味着不少企业货币资金无法覆盖短期债务,所带来的短期偿债风险将进一步弱化企业的再融资能力,在行业下行压力加大的背景下货币资金储备也将趋紧,持续影响偿债能力与支付能力。

二是货币资金违规行为时有发生。库存现金中的转“现”为“银”、违纪支出、白条顶库现象,银行存款中的擅自提现、公款私存、截留公款情形,以及其他货币资金中的套转取用、已到达货币资金作为“在途货币资金”挂账等,都会造成货币资金损失;甚至可以说在建筑行业,多数贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪行为都与货币资金有关。

2、货币资金内部控制问题的原因

事前控制与事中控制是建筑企业货币资金内部控制的重点,也是避免资金运营效率低下、财务舞弊案件发生的核心。而建筑企业普遍未构建起完善的内部控制体系,具体体现在事前预算管理不协调和事中财务分工不明确两个方面。

预算管理不协调是货币资金内部控制不严的关键原因。货币资金预算管理是货币资金控制的重要工作,其效率高低直接关系到货币资金效益大小。而建筑企业预算编制与执行的效率整体较为低下,既没有贯穿到企业管理的整个过程,也没有覆盖到项目管理的整个周期,未能发挥其在促进货币资金良性循环中的关键作用。

财务分工不明确是货币资金内部控制不严的重要原因。如有的建筑企业将凭证和银行预留印鉴交给同一人保管,还有企业由一人同时担任出纳和会计两项职务,这都为货币资金犯罪、财务舞弊行为提供了温床。此外,一人多岗、岗位与职责未有效分离也都是导致货币资金管理责、权、利不清的制度原因。

当然,除事前防范与事中控制外,事后监督也是必不可少的内控环节。而不少建筑企业中内部审计监督的缺乏,都会进一步削弱货币资金内部制约性。

3、货币资金内部控制问题的应对

首先,建筑企业应从完善内控体系入手,宏观上建立健全授权批准制度、内部稽核制度、内部审计监督;中观上明确财务分工、控制岗位的分离和轮换——涉及货币资金内部控制的不相容职务应由不同人员担任,并针对货币资金相关岗位实施定期轮岗制度;微观上强化票据管理与印章管理、实施货币资金集中收付与预算管理。与此同时,建筑企业还需加强员工职业道德和安全意识教育。

其次,货币资金内部控制是一项系统工程,领导层的决策需要员工层的落实,财务部门的组织也需要业务部门的配合。建筑企业有必要向所有员工宣传货币资金内部控制的重要性、普及货币资金内部控制要点,加强企业内部各部门的协调与合作,树立货币资金内部控制的常态意识与协作精神。

最后,建筑企业还需在加强库存现金和银行存款控制的基础上系统防范货币资金风险。通过识别主要风险来源、关注主要风险控制点、监控主要风险指标,加强对货币资金运营过程中的风险控制,进一步避免财务风险和经营风险的扩大。

当然,建筑企业也应结合自身实际明确货币资金内部控制重点,针对存在的问题进行相应的解决,有的放矢地优化货币资金管理工作。

货币资金作为建筑企业的重要流动资产,其内部控制是建筑企业内部控制体系中的重要环节。货币资金内部控制的加强有利于防止贪污、腐败,提高企业资金的周转率和利用率,保障企业正常的生产经营活动。建筑企业应早日将货币资金内部控制的完善提上日程,充分发挥其建设性作用。

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第1个回答  2017-02-02
  建立货币资金内部控制应遵循的四项原则
  一、合法并符合实际原则
  每一个企业都必须依法建立货币资金内部控制。首先,应当根据《公司法》或《企业法》规定的公司或企业的组织架构及其职权分工,制定货币资金内部控制。因为内部控制是建立在职责分工的基础之上的。分工、授权、审批、制衡等内部控制的基本方法都与企业的组织架构及其职责分工密切相关。任何企业在建立货币资金的内部控制,设计控制方法、措施、途径和手段等方面,都必须在《公司法》或《企业法》规定的公司或企业的组织架构及其职权分工的框架内进行,不得违反这些法律的规定。其次,应当根据《会计法》所确定的内部会计监督原则,会计机构和会计人员的设置与职责配置要求,特别是对出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债券、债务账目的登记工作的规定,设计企业的货币资金内部控制制度。内部控制是单位内部会计监督的主要形式和内容。会计机构和会计人员配备与及时建立内部控制的基础,也是贯彻执行内部控制原则与措施的重要保证。《会计法》对出纳员职责的特别规定更是货币资金内部控制设计和运行应予特别遵循的要求。再次,应根据财政部发布的《货币资金内部会计控制规范》建立和运行企业的货币资金内部控制。2001年财政部颁布的《货币资金内部会计控制规范》详细规定了单位建立货币资金内部会计控制的原则、应采取的基本措施和应具有的基本方法,是企业建立自身货币资金内部控制的直接法律依据。任何企业建立自己的货币资金内部控制,都应当遵循这一规定,并应在此规定的基础上,结合自身的实际情况,将该规范的要求予以具体化和完善化。最后,应根据《现金管理暂行条例》、银行各项结算纪律与规定,国家《审计法》、《内部审计条例》、《国有企业内部审计规定》等国家其它有关法律、法规的要求,建立企业的货币资金内部控制制度,保证这些法律、法规的贯彻执行,同时优化货币资金内部控制的运行环境。
  每一个企业的具体情况都是不相同的,国家的法律、法规、规章、制度不可能为每一个企业制定一套切实有效的内部控制制度。因此,要使企业制定的内部控制制度可行并有效地发挥作用,每一个企业还必须根据本企业的经营规模、组织形式、机构设置、业务特点和管理要求,建立货币资金内部控制制度,并根据这些情况的发展变化对货币资金内部控制制度不断地加以完善和发展。比如,规模较小的企业,就不可能有较细致的分工,就不能设置较大规模的内部控制;业务复杂、包括较多不确定性因素的企业,内部控制的规模就应尽可能大些。
  二、成本效益原则
  成本效益原则是人类活动应当遵循的基本原则,它要求人类的每一项活动都应当是效益大于成本的,企业建立内部控制也应当遵循此项原则。企业设立的每一项控制措施,都应当是控制效益大于控制成本的,否则,即使该项控制措施有一定的作用,也不值得设置。所以,企业的内部控制制度并非越完整越好;规模过大的内部控制,会使企业得不偿失,是要不得的。值得注意的是,内部控制成本和控制效益往往是很难衡量的,企业设置内部控制措施时,应当非常谨慎地进行判断。不但要从某项控制措施本身出发权衡成本与效益,而且要从该控制措施对企业整个控制系统的影响的全局出发权衡成本与效益;不但要从过去的经验出发权衡成本与效益,而且要从未来发展的需要出发,权衡成本与效益。
  一般说来,内部控制效益包括直接控制收益和间接控制收益。直接控制收益是指该项控制措施本身能够防止、发现和纠正的错误与舞弊金额;间接控制收益是指该项控制措施设置并运行后,使整个企业内部控制系统的控制力得到加强,从而使企业整个内部控制系统的其它控制措施所能增加防止、发现和纠正的错误与舞弊金额。
  内部控制成本也包括直接控制成本和间接控制成本。直接控制成本是指为实施该项控制措施所发生的有关人员工资、福利费、办公费,以及办公场所、用具和物品等的购置费、折旧费和修理费等。间接控制成本是指实施该项控制措施后,可能会使整个企业的办事效率下降,甚至贻误商机,给企业增加的成本和带来的损失。
  三、不兼容职务相分离的原则
  所谓不兼容职务,是指如果集中于一个人或岗位办理,会增加错误与舞弊发生的机会,或增加掩盖错误与舞弊的可能性的两项或两项以上的职务。因此,为了有效地防止、发现和纠正错误与舞弊,企业的所有不兼容职务原则上都应当分别由不同的人员或工作岗位来执行,这是能够形成相互制衡的控制机制的重要基础。可以说,离开了不兼容职务相分离这一基础,现代内部控制就难以建立和有效运行。
  一般说来,企业进行各项经济业务的职务可以大体上分为:授权批准、业务经办、会计记录和稽核检查等四种。在这四类职务中,除了授权批准和稽核检查具有兼容性,一般来说可以兼任外,其余各种职务之间都是不兼容的,一般应当予以分工执行。具体到更容易出现错误与舞弊的货币资金业务而言,支出的授权审批、资金的出纳和保管、会计记录和稽核检查一般都应当予以分工负责。
  四、制衡原则
  所谓制衡原则,是指企业的任何一个工作岗位或任何人,都应当既是控制者,又是被控制者,其拥有的控制权力与承受的被控制的压力应当是对等的、平衡的;各项工作岗位之间应是相互联系、相互制约的。不允许出现只是控制者、只有控制权力而不受别人控制、没有相当控制责任的工作岗位或人员,哪怕是企业的最高领导。
  能否实现全面的相互制衡,是衡量企业内部控制是否健全和有效的重要标准。为此,企业在建立内部控制,划分工作岗位、配备工作岗位职权与责任时,要严格遵循制衡原则;在检查内部控制运行是否有效时,要把各个控制岗位,特别是领导岗位是否存在权力失衡,甚至失控作为重要内容。一旦发现有失控的岗位或情况,必须及时报告企业的权力机构,由其通过重新配备职权或岗位轮换等措施予以解决。本回答被网友采纳
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