高层会议如何高效

Question

如题所述

Answer 1

一、会议必须有准备。永远不要召开没有准备的会议。会议的成本是时间，没有结果的会议是对公司的浪费，没有准备的会议等同于集体谋杀。因此，应建立会议材料检查制度，未准备好的会议应取消。会议前，必须提前将材料发给与会人员，并确保他们提前阅读并做好准备，避免在会议室现场才开始思考。
二、会议必须有明确主题。开会必须有明确的目的是必要的。会议的PPT前3页应明确显示会议主题。没有主题和流程的会议，等同于让大家来喝茶聊天，这是对大家时间的浪费。会议主题应提前通知与会人员。
三、会议必须有纪律。开会时应设立一名纪律检查官（通常由主持人担任），会议开始前应宣布会议纪律。对于迟到、会议不安流程进行、发言带有情绪、开小会私下讨论等行为，应提醒并处罚。对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。
四、会议必须有议程。会议之前应明确并清晰地制定会议议程，并书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，以便他们能有充分的时间准备相关资料和安排工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。
五、会议必须有结果。开会的目的是解决问题，如果会议没有达成结果，将是对大家时间的浪费。因此，每个人都要积极参与到会议议程中，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长发言。会议时间尽量控制在1.5-2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，如还有60分钟、30分钟、10分钟等。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。
六、开会必须有培训。培养员工，减少犯错，提高时间价值。很多企业应有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。
七、开会必须守时。会议之前应明确会议议程，并书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，以便他们能有充分的时间准备相关资料和安排工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。
八、开会必须有记录。一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。如决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。
九、散会必须有事后追踪。加强核对检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、核对检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。