在海关办理进出口业务时，如加工贸易合同备案、征减税审批等手续，海关会为企业的相关文件颁发编号，例如《进料加工登记手册》、《来料加工及中小型补偿贸易登记手册》等（统称《登记手册》），以及《进出口货物征免税证明》（简称《征免税证明》）。这些编号在特定的报关单上有着重要作用。
报关单填写时，对于加工贸易合同项下的货物，除非极少数低价值辅料，一般需在报关单的备案号栏目填写《登记手册》的12位编码。若加工贸易成品需通过《征免税证明》享受减免税进口，进口报关单应填写《征免税证明》编号，而出口报关单则填写《登记手册》编号。
对于涉及减免税备案审批的报关单，备案号栏目必须填写《征免税证明》编号，不能为空。如果报关单无需备案审批文件，此栏目则无需填写。
备案号总长度为12位，首位是标记代码，其选择必须与报关单中的“贸易方式”和“征免性质”内容相匹配。例如，如果贸易方式是来料加工，且征免性质也是来料加工，那么备案号的标记代码应为“B”。
为统一进出口货物报关单填报要求，保证报关单数据质量，根据《海关法》及有关法规，制定本规范。