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第一章 总则
第一条:为加强公司内部管理,规范公司费用报销流程,合理控制费用支出,特制定本制度。
第二条:根据公司实际情况,将费用报销分为交通费、差旅费、通讯费、培训费、业务招待费、会议费、办公费、其他费用等。
第三条:本制度适用公司各部门及分公司。
第二章 费用报销凭证规定及报销流程
第四条:原始凭证有效性的规定
原始凭证有效性的规定
1、报销人应取得真实合法的原始凭证
(1)、印章:国家或地方税务局专用章+发票专用章,如少其中一个章,发票无效。
(2)、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据;
(3)、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单;
2、发票的真假辨别:发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致,可以登录发票上提供的查询网址进行核实,避免假票。
3、发票抬头:购货方名称(需提供给开票者公司全称,不得是简称或有错别字),如果是增值税专用发票,需提供给开票者公司的完整开票信息。
4、发票版面:不允许有任何涂改的痕迹,包括(金额、购货方名称以及其他项目),即使对方手工涂改后再加盖发票专用章也无效。
5、当报销人获得增值税专用发票时,注意查看专用发票抵扣联是否加盖了开票单位的发票专用章,当场核对下发票章上的名称以及税号是否与专用发票上的销货方信息一致,避免取得不符合规定的专用发票。同时,注意专用发票抵扣联不能折叠,不能有痕迹,避免以后在税务局认证时通不过,造成不必要的损失。
6、当带回发票联以及专用发票联时,及时将专用发票联提供给财务,将发票进行粘贴报销即可。
第五条:费用报销单填写及票据粘贴要求:
1、报销单据填写应整洁美观,不得随意涂改;
2、报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致,各票据不得突出于报销单和粘贴单之外(票据过大时应按报销单大小折叠好);
3、各票据应均匀贴在粘贴单上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;
4、报销单据金额、类型相同的(如车票等),应尽量粘贴在一块,并按金额大小排列;
5、报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;
6、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写,特殊备注用铅笔填写,便于审核后擦掉;
7、报销单椐各项目应填写完整,大小写金额一致;报销单据不得涂改,票据金额小于报销金额的不予报销。
8、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认,需入库的实物单据应附入库单;
第六条:费用报销流程:
第七条:报销时间的规定
第八条:差旅费报销
第九条:办公用费用管理
第十条:业务招待费管理
第十一条:交通费
第十二条:车辆使用费
第十三条:通讯费
第十四条:培训费
第十五条:会议费
第十六条:水电气费、物业管理费、社保等固定费用,由经办人员根据真实合法单据申请报销。
第十七条:单据类型
第三章 借款标准及流程
第十七条:借款标准
第十八条:借款流程
第四章 费用审批管理
第十九条: 费用审批管理
1、公司所有资金收付审批权限属公司总经理。
2、总经理外出时,由主管领导审批后予以支付,总经理回来后要补办审批手续。对不符合公司财务制度的单据,有权拒绝支付。
3、审批人应当在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
4、货币资金支付的批准方式为书面形式。
5、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度,审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任,以防范货币资金风险,保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据,各相应审核人或审批人对由此引起的不良后果负连带责任。
6、报销人徇私舞弊、弄虚作假的,对违规违纪金额不予报销;对已经报销的,除退回违规报销金额外,并按相应制度处理。
7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的,对审核人及审批人予以追责。
8、因审核过失造成借款人无法报帐冲销借款或归还借款或无法从工资扣回借款的,经办责任人(含各级审批人)应承担相应经济责任。
9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据的填写、粘贴是否规范,是否经过有效批准,所附单据是否合法合规等,对符合要求的报销单据应及时审核,经逐级审批后交与出纳付款,对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。
10、出纳收到报销单后应检查部门负责人、各级审批人员、会计签名等是否齐全,对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销,对不符合审批手续的报销单有权拒绝报销或付款。
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