格式包括标题、称谓、主体内容、落款、日期。
情况说明是指用简明扼要的语言，把事情的来龙去脉恰如其分的表达出来。通常是由下属跟上级说明情况。
情况说明范文：
1、学生证收回说明
____：
我已于____年____月在________师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由________师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。
特此说明。
说明人：________
____年____月____日
2、出口退税说明
____税务局：
我单位____________（税号____）于____年____月成立，是注册在________的商业（工业）企业，法人____________。我单位自成立至今，通过各方面努力，欲与国外企业进行业务往来，目前主要以进口（出口）________为主，并有其他________业务。根据规定，我单位已在工商部门，市外经贸委以及海关部门备案完毕，请领导批准我出口退税认定事项。此致
敬礼！
____________单位
____年____月____日
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