传统差旅管理模式中,超标的费用由员工先行垫付,消费结束后再走报销流程,财务根据制度将标准范围内的费用报销给员工,超额部份由员工承担,但财务记账的时候会出现发票金额大于报销金额。如果这个业务频繁出现,会给企业带来合规性风险。而且随着员工对生活品质愈发重视,很多员工愿意承担超额部分以获得更好的差旅体验,却又面临线上流程不支持、差旅标准一刀切的尴尬,那如何解决这一问题,实现企业节省成本和员工消费体验之间的平衡发展呢?
费控云报销平台创新混合支付功能,可以根据人员、岗位、职级、项目、成本中心、业务类型等维度来定义是否可以使用混合支付场景,还可以根据不同的场景需求来配置相关产品超标之后的规则,如机票开启超标走二次审批;酒店超标走混合支付;火车票超标不允许预订,规则配置十分灵活,甚至可以在超标后让员工在混合支付与二次审批之间自行选择,将决定权赋予员工。员工选择混合支付后,月结部份进入月结账单,个人支付部份进个人支付流水,简化财务结算和入账处理,减少财务记账麻烦和风险。还能与福利积分打通,超标部分可以用福利积分支付,积分不足部分再用微信、支付宝等第三方平台支付。这样在公司费用标准框架下,既满足了员工的出行体验,还让员工在合规的前提下阳光消费。
差旅费报销流程
1、出差人员填制差旅费报销单--直属上级审查 分管副院长核准 财务人员审核--出纳结算付款。各分管领导应对差旅费报销的真实性、合理性负全面责任。
2、财务人员、稽核人员、资金管理人员按规定对报销手续、预算额度、票据合法性、真实性、出差标准进行审核并对此负责。
扩展:
从申请到对账全流程贯通,差旅费报销竟能如此丝滑?
NO.1一键申请,一站式预订,出差体验up!up!
自动关联预算,员工提交差旅申请单,填写行程明细,平台直接通过预置的费用标准判断此消费是否合规,审批通过后员工即可直接订购机票、酒店。
胜意费控云系统自动聚合各大平台航班、酒店、用车等信息,并进行同屏比价,员工可以选择性价比最高的商品。订购时,系统自动匹配校验员工差旅标准,支持按部门、项目、人员等多个维度进行差标控制,超标可通过紧急预订功能,跟领导请示后进行预订。
订购时,还有许多惊喜场景可以解锁,如多人出差时,智能展示同行人的订单,直接省掉查询、对比时间,预订更快捷;差标自动校准,可一键筛选符合差标的商品;超标部分个人付,节约部分可归己。至此,在员工申请+预订+消费环节中,费用控制贯穿始终,消费合规自动校验,实现“消费即合规”。
NO.2便捷报销,因公消费无需垫资
报销时,发票太多容易掉,填报贴票手续复杂,而现在线上消费免贴票,订单自动带出相关费用并可修改,省去员工个人再去填报的环节。
如果有线下消费费用需要一起报销,可以通过手工导入或发票导入录入费用,平台支持拍照识别、相册导入、链接导入、扫码收票等多种导入方式,员工无需手动填写、贴票,补助自动计算,让报销更便捷、更高效。
胜意费控云平台还引入移动审批流,员工通过手机或电脑双端随时随地发起审批,可实时查看审批进度,催办对应的审批人员,让报销不焦虑。通过平台,能够做到事前申请、费用审批、事中流程管理和事后报销相结合,大幅缩短员工报销时间。
NO.3自动开账对账,从报销到记账只需一步
员工因公出行时,标准内可以使用公司统一结算,一张发票就能完成所有结算,减少人工干预,此时可由服务商替企业做即时的资金支付,待到账期时,再与企业统一对账结算。
结算模式灵活,支持根据多个维度定义账期,支持集团统一结算,也可以各法人公司,各核算主体分别结算。
胜意费控云平台支持每日自动对账、开账,平台通过接口获取账单数据,自动生成日账单,与服务商的账单进行智能比对,发现异常即刻提醒,方便结算会计及时处理。自动化对账处理,让对账结算工作效率大大提升。
对账完成后,自动生成凭证,再将邮寄的发票&凭证统一归档,从此告别此前冗长的报销流程。