在外贸业务中，有三个关键单据起着重要作用：订舱单、进仓单和装箱单。首先，订舱单是船公司或货代在接收货物后出具的重要文件，用于安排货物的运输。它相当于运输的初步确认，通常需要在船公司处获取bookingnote后才能拿到真正的提柜单，用于到码头提取空柜。订舱单一旦被承运人确认，就成为了承运人和托运人之间的运输凭证，强调了信息填写的准确性和完整性。
其次，进仓单是货代收到托运人委托的托书后，通知货物进入指定仓库的单据。这个过程表明了货物已经进入了物流环节，准备进行储存和进一步的处理。
装箱单则是发票的补充单据，详细列出了货物的包装、数量、货名、重量和尺码等信息，它对于国外买家在货物到达目的港时的海关清关和核对至关重要。装箱单通常会被包含在商业发票中，但在信用证有特殊要求时，需要按照信用证的具体规定制作。
需要注意的是，所有这些单据都必须填写完整，尤其是货物的基本信息和费用条款，任何错误或遗漏都可能导致延误、运输错误或额外费用。因此，托运人在填写时要格外谨慎，责任风险通常由托运人承担。了解和妥善处理这些单据对于确保外贸流程的顺利进行至关重要。