秘书目前在我国仍然是一种职务的名称，2010年版的
《辞海》对“秘书”一词的首条解释是:“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。”如果不把句中的“领导人”狭义地理解为党政机关领导，而是包括公司董事会、总经理、部门主管、个体企业雇主在内的一切组织的负责人(即现在流行的说法“上司”)，那么这一解释就具有普遍适用性和权威性。
对“秘书”的范围有两种不同层次的理解。“狭义的秘书”指有秘书头衔的职务秘书。包括在党政机关或国有单位中列入正规编制、由组织人事部门正式下文件任命的秘书，以及民营企业或个人通过
聘用合同录用的秘书。“广义的秘书”就是通常所说的“秘书工作人员”，除了职务秘书外，还包括那些虽无秘书头衔但实际上从事秘书工作的人。例如办公厅(室)、调研室、信访办、综合部等秘书机构中以脑力劳动为主的工作人员(档案管理员、信访接待员、调研员、公关联络员、综合部经理、办公室主任等)，各职能部门中虽然没有秘书职衔但分工办理文书、会务、接待、通信等事务的工作人员。
一个稍大的组织(无论是机关还是企业)中都有若干秘书工作人员。这些秘书工作人员集中办公的部门就是秘书机构，又叫秘书部门或办公部门。在我国，中央和省部级领导机关的办公厅、
地市级以下领导机关和
企事业单位的办公室，是最主要也是最典型的秘书机构。办公厅(室)是党政机关、
社会团体、企事业单位设置的综合办事机构，承担办文办会、信息调研、综合协调、督促检查、通信联络、事务管理等多项工作。
除办公厅(室)外，党政领导机关所设置的独立于办公厅(室)的
政策研究室、信访办公室，以及近年来某些机关或公司出现的取代办公室的综合部等，也属于秘书机构。
如果一个组织有多名秘书，那么每个秘书一般有明确的分工，每个秘书职位的职责是不一样的。但是各种单位的秘书机构的基本职能则大致相同。
秘书实务/杨树森主编.--2版.--北京：
高等教育出版社，2018.3 （P1）