第1个回答 2020-10-07
读《学会工作--如何做事更高效》
F 9, 2019 • 5 Likes • 1 Comments
胡群超
胡群超
放疗科副主任医师 Radiation Oncologist
非常感谢大头舵主赠书，让我在拆书活动之后有可以将《学会工作》(作者Grace Marshall)这本书再完整的读过。
以往都是自己读书，自己体会，经过几次大家一起读书、讨论和分享观点的活动之后发现，其实共同读一本书，在和别人分享观点的时候会收获更多。因为身处不同行业，不同职位的人，对于书中同一段文字，会有不同的感悟体验。
在此，兑现自己获得赠书时许下的承诺，分享下书中让我感受最深的一些部分。
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先来看下随书附赠的导图：非常简洁凝练的归纳了在“学会工作“的过程中，所需要关注的部分。
在我看来，学会工作的过程，需要管理的就是两大方面：
管理好自己
安排好适合自己的工作流程。
这和史蒂芬 柯维在高效能人士的习惯中所倡导的根本理念是一致的：
即要务第一，积极主动的控制和调节自己的直接影响圈，减少对关注圈的过度投入。
由此，可以实现重要任务目标的实现，缓解情绪压力，实现最优的时间和任务-资源配置。
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其实，人在学习和工作的全部过程，一直在处理两方面的问题：个体自身-外部环境，以及两者之间的互相作用。
【从自己入手，情绪的管理】
这是读书过程中很深的一个体会，和张德芬在《遇见未知的自己》中说的那句话不谋而合。
“亲爱的，外面没有别人，只有自己”。
工作和生活中，都非常重要，而往往别忽略的一点，就是接纳自己。这是提升自己和改善工作的重要基石。
书中作者在“心态管理”一节中，用内心的猴子做比喻，让我看到了通常情况下，很多人（包括我自己）在对抗自己的过程中花费了太多精力。
她列举了让工作低效的常见6种模式：
（一起来看下是不是好多人都有）
分散你的注意力
打击你
阻拦你
给你制造压力
动摇你的意志
让你脑子里出现各种声音
当然，我们不会一下子同时拥有这么多“猴子”在内心里作祟，但是常常我们用来对付其中一些“猴子”的办法就是“对抗”，然后获得“挫败感”和“精疲力尽”。
这时候，作者邀请我们顺势而为，第一步是减少内心的对抗，其次是采用一些工具来引导“猴子”的行为。比如，番茄工作法让“猴子”有所期待，或者【吃掉那只青蛙】（出自《Eat that Fog》外国人救助拖延症的一本书），在“猴子”作祟之前就把重要但困难的事情做掉。
这里，作者指出一条明路——“找出你一直拖着没做的一件事情，努力在明天一早完成这件事”。
这其实也是《微习惯》《拖延心理学》等一系列书里最黄金的原则，就是从现在起，做一件事，开个头。然后每天以最少的工作量来要求自己，慢慢地、循序渐进的完成。这期间的过程、最终的结果都会是我们开始做下一件重要而艰巨任务的良好前提，因为这期间的过程和成果给了我们可以完成任务的信心。
【思维和语言的力量】
在情绪管理着一节，让我感触最大的是作者提出的“真正的高效是在一个工作永无止境的世界里感到满足，充满激情，目标明确，不会感到筋疲力尽和不知所措”。这也是在和大家一起读书的时候，最先打动我的一部分。和作者的想法一样，作家Annie Dillard在谈到什么是高质量的一天提出，所谓高质量的一天是让人感到精力充沛而不是身心俱疲，这不是说工作本身不会让人身心疲惫，而是说工作回报了足够的愉悦和激励，弥补了工作时的一切消耗。
在此之前的几乎工作或休息日，总是满怀愧疚的合上笔记本，心里盘算还有多少应该看没有看的文献，应该写却还没起头的paper，以及每天源源不断的工作和琐事。
或许，此后，在每个工作日合上电脑，准备休息的时候，我该问问自己”你快乐么？明天你还能以更愉悦的心情和身心状态来投入工作吗？”
这就是思维和语言的力量——这让我想起很久之前有一个书叫做《不抱怨的世界》，Will Bowen写的，中文译本还附赠一个紫色的硅胶手环。
很久以前就买过，是否看完已经不记得了，紫色的手环也早已不知所踪。
但“不抱怨的2019”是我新年的愿望。
作者秉持“思维和语言会影响你看待事务的角度，角度会影响你的体会，所有这一切都会影响你接下来的选择。”
这一节，拆书的时候也给出过实例。但这需要根据每个人自己的体会去提选，挑选出最打动你的积极性语言。
分享一下打动我的【实例】：
当Rose拖稿是，内心的猴子发出了批判性的声音：“我做不到”，“我不够优秀”，“我不够专业”，“我不够自律”，Rose的回应是“真讨厌”！
改变是：不在用“真讨厌”指责猴子，而是说“这是我想改变的事情”
例如当我们进入一个新的领域时，感受到压力和不适应，有意无意的表述可能是“我对自己在做的事情有信心，但是经营企业、社交、公开讲话对我来说是全新的领域”
改变是：用“并且”代替“但是” 。意在将“但是”后面强调了的带有消极或打击性质的问题弱化，着重在两者同样的重要性上。（这里需要自己体会10秒钟）
这个句式同样适用于，我们面对焦头烂额的密集任务时刻。当做完任务的一部分时，告诉自己“截止到现在，我完成了任务的启动部分，并且可以着手进行下一阶段的任务B...”
【用Pareto定律管理和明确目标任务】
意大利经济学家帕累托（Pareto）在园子里种了豌豆，收豌豆的时候，他发现20%的豌豆荚产出了80%的豌豆。
这和我们通常所知晓的“二八定律”一样：一个国家80%的财富掌握在20%的人手中；一个公司80%的利润来自20%的核心客户或核心产品及服务。
工作亦然，Pareto定律之于工作任务的管理，一是目标任务的设定，即确认哪些任务是核心产出的项目；而是精力管理，即要将更多的时间和精力投入关键的20%任务中去。
这一节之于我的闪亮点如下：
只有对工作做减法，才能保证执行到位。这里隐含了两个方面管理，找出着重点并保证实行；重点任务的完成，让我们更接近目标，合理分配了精力又改善了情绪。正确合理的目标管理，让我们走入了工作的良性循环。这其实和后面“学会挫折管理“的一章中暗相呼应，——“如果你说’够了’会怎样？。作者建议：告诉自己“东西够多了”，“做的够好了”，“能力够呛了”，然后做你能做的事情。
完美主义者的诅咒。这里作者引用了格雷厄姆的一句话——“在一件事情上花费的最后努力几乎没有价值”。我想，这里并不是说尽善尽美的努力本身没有价值，而是要衡量我们在工作中极尽完美之心力所获得的汇报。也就是经济学里说的“边际成本”。商业运作在规模化以后，追求的是最小边际成本，即达到一定体量以后，以最小的成本可以获取最多的产出。而这里工作的“完美主义陷阱”在于，我们在最后花很多心力着力改善的部分并不改变任务或者产品本身的属性，但1%的改善花费了成倍的精力和成本，甚至拖延了完成日期，那就得不偿失了。
瞎忙和与浪费时间的艺术。“如果你真的乐在其中（如做白日梦、打盹、聊天、无所事事），而且这么做能让你恢复做有价值、有意义的工作的能力，这些时间或许根本不是浪费”。——到这里，作者仿佛是说出了多数人的心声，这似乎是我们常常用来自我安慰的事情。但是，不要忽略后半句的重点：“让你恢复做有价值、有意义的工作的能力”。这让我想起，最近新学的一个意大利语单词“Dolce Far Niente”，无所事事的幸福快乐。尽管这可能是意大利人慢节奏的借口，但不可否认，顺势而为会在自我对抗方面节省很多精力。——“时间不是最大的敌人，我们越是和时间作对，能利用的时间就越少”。
余地的重要性。余地是工作量和我们的极限之间的空间。我们常有这样的误区，一天24小时应该排得满满当当，我就这么干过。在日程本里安排到没半个小时的细小任务，结局是常常有当天完不成的任务，或时不时得被临时分派的任务打断，最后看到日程本上慢慢的红叉——让人顿感颓丧。而这里，作者提出余地是特意预留的时间让我们处理突发状况，比如你要赶得议程、行程，留出这种喘息的空间让我们有机会改变主意、停止行动或应对临时变动。这里，让我有一个画面：从容，让我们向后退一步，可以看到全局——用优雅的姿态做出正确的决定。
【在自己所沉浸的任务管理圈中有所作为】
这一部分其实涉及好几个章节，我是按照自己的理解和感受进行了工具性归类：
团队协作中的边界设定。个人觉得，这是东方哲学中需要用西方工具来弥补的地方。我们的哲学推崇“中庸”和暗流涌动下的太平盛世。接着之前的“二八原则”,个人在完成团体协作过程中，不免为他人的不着力付出额外的精力。如果自己不能设定边界，往往会成为团队中效率低下的“老好人”。因为在评价团体成果时，很难精确体现自己的个人贡献，而大家看到的是你的个人目标和成效不够突出。同时，自己也会被频繁突破个人边界付出额外劳动而产生愤愤不平的不良情绪。
避免会议拖沓。这一点，领导们着实应该好好学习一下。个人是很反感没有效率，形式大于内容的会议的。这么冗长的会议，一来没有高效的利用时间，反而把宝贵的工作时间浪费在不知所谓的信息传达上。二来，容易滋长工作节奏拖沓的不良习惯，影响企业员工士气。私以为，最好的节奏是：先明确会议的目的——是要集思广益的征求解决方案，还是分析现状提出问题；然后聚集涉及问题的人，用双向沟通的方式来汇集思想；最终形成任务、方案或确定的阶段解决日程；最后确认任务分配，阶段性考核结果。而对于单向信息传达性质的会议，用邮件或内部刊物的方式传达则更为经济。
“工作商"的管理。这部分内容我觉得丹尼尔 戈尔曼在《Working with Emotional Intelligence》一书中有更深的阐述。本书中给我影响深刻的在于个性和工作中的情绪管理。“人定胜天”，“只要功夫深，铁杵磨成针”这样的经典道理，中国小孩应该是从小听到大。这是家长们的淳朴激励方式，但一定程度上，也是一种误导。《学会工作》中提到了DISC模型，这是一个很好的心理学，甚至是职业咨询中的良好工具。DISC分别代表，掌控（Dominance）、影响力（Infuence）、稳重（Steadiness）和责任心（Conscientiousness）. 其实在我们学会工作的第一步，应该是了解自己的特质，找到适合自己的工作。书中提到一个很好的观念——“劣势只是优势用错了地方”。工作多年以后，我多么希望自己还是才踏出校门的学子，有人告诉我该自己先了解自己，或者让身边能够对你直言不讳的亲密伙伴或家人谈一谈你究竟是怎样的自己。“接受你自己和对方都是凡人这一点，停止把精力浪费在假装自己是一个什么样的人，不要回避或抗拒真实的自己”——这样，我们会发现工作是展现自己的绝好舞台。
时间管理即精力管理。时间管理是精力管理，这一概念已经被大家广泛认可，但精力管理又是什么? 猛然一提问，似乎是只能意会不能言传的一种能力。本书给出了很好的解释：精力管理，就是注意力的管理。这里作者用到一个可视化工具——点燃的蜡烛。大家可以自己随笔画一个：在火焰旁边列出让你精力充沛的活动、任务和环境；在蜡烛旁边写下让你精疲力尽的活动、任务和环境；然后思考一天或一周的工作，你要把多少时间和精力用在火焰上？也就是你注意力和感受丰沛，且容易产出的时间段。这让我想到查理芒格的一句话，“如果我知道自己会在哪里死去，我就永远都不去那儿”。既然你知道怎样才能调动起自己的生产力，那就去那呆着开始产出吧~
可视化任务模式调度。我想说，这是拖延症患者的绝好工具。“管理工作就像管控交通”！翻箱倒柜找出久不用的彩色笔来，将自己的工作或学习任务分类标识：“红灯”是让你感觉停滞不前，不知道该如何继续的任务；“黄灯”，是你在等待他人或自己做决定，即自己难以把控节点的任务；“绿灯”，则是你做起来得心应手的事情。有时候，你真的不能太相信自己大脑的内存，任务多了真的容易宕机而且造成信息遗失的灾难。色彩化、可视化的管理模式帮助我们应对工作以不同时间、不同速度和不同方式蜂拥而至的困难场面。