我是公司新手出纳,(有会计但不坐班)。老板经常在外地的分公司,指导工作就是遥控指挥。所以这边没钱了,数额不大时,老板都是先要我垫着。所以帐上就经常是负帐了,(就是欠我的钱的帐),我也登记在现金日记帐了,不过登记的负数(比如:欠我188元,我就在余额栏中登为:-188 )。不知这对不对?如果不对,又有什么好的方法来登记作帐?该怎样去登记呢?
现金日记账应在业务发生时逐笔顺序登记。并且现金日记账一般不允许出现负数余额。
替老板垫支现金时,每垫付一笔现金,做如下分录:
借:现金
贷:其他应付款
如此就不会出现现金日记账负数的问题。
从原始凭证的完整性和财务的严谨性角度出发,建议您和公司老总签订一份书面代为付款的委托协议,其中明确规定无须授权即可代为付款的详细情形,比如说额度、款项的用途、收款人等等,或者每垫付一笔资金前以传真、电话录音电子邮件的形式请示老总,获准后再行支付,所垫付款项的经济内容必须索取正式发票,以防止日后出现不必要的纠纷和矛盾。