1.词义要明确
公文中十分注重选用意思明确的词语，忌用一词多义、容易产生歧义和误解的词语,即使用了，也要作必要的解释和说明。例如公文在安排部署工作、通知召开会议或组织某项活动时，常常用到“下周星期一”之类的词语，这就是一个不定和多义的词;如果用了，则必须在后面补充注明具体的年、月、日。
2.多用基本义
我国汉语在长期的演变和发展中，一个词语的基本意义常常会产生出若千个引申意义和比喻意义。公文在选用词语中往往采用其基本意义而较少用它的引申或比喻意义。如在开展造林绿化，保护生态环境的公文中，常常要求人们要爱护身边的“花草树木”，这里的花草即是用的词的本意，而与我们指责某些作风不正的人老爱“拈花惹草”的“花草”的意思就大相径庭了。
3.常用缩略语
公文中适当使用事物的缩略语，是使公文语言简明的有效方法。然而，公文中的缩略语强调规范化，规范化的缩略语可在公文行文时直接使用;而没有规范化的缩略语却不能在公文中滥用,否则就会闹笑话或酿成大错。如不能把“市场管理委员会”缩略为“市委”或把“城市公共基础设施建设办公室”缩略为“公基办”公文缩略语的规范化，要注意两点:
(1)约定俗成。所谓约定俗成是指某种事物的名称或社会习惯是由广大群众通过长期实践而认定或形成的。如“十一届三中全会”、“三个代表”、“建设四化”等都是约定俗成的缩略语，便可在公文中直接使用。
(2)先全后简。有的事物名称未约定俗成，且文字较多，却需要在公文中反复出现，遇上这种情况，就应当在公文中第一次出现该名称时采用全称,然后用括号注明以下简称“某某”，便可将缩略语在这份公文中予以使用了。
4.句式有选择
汉语中，为表达一一个基本意思，可采用多种句式。为了直接地介绍情况、表达观点、说明要求，公文中使用最多的是陈述句和祈使句，而很少使用描写句、疑问句、感叹句。如公文开头，常用“党的十一届三中全会.来....”“近段时期以来....和单位出现了....”.等陈述句式。而在下行文中常出现“要、..求....”. 的祈使句，上行文中常出现“请，恳请...”的祈使句。
此外，恰当使用浅近的、易于理解的文言词语，也可使行文简洁面意思明白。
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