当需要向逝者的家属或相关单位发送唁电时，格式应严谨且适当表达哀痛之情。首先，电文的开头应顶格书写，以显示对逝者的尊重。称呼的选择应依据对方的身份，如“尊敬的先生”、“亲爱的同志”、“尊贵的夫人”或“尊敬的女士”。
接下来，另起一行，用简练但深情的语言表达对噩耗的震惊与悲痛。这里可以简述逝者生前的高尚品德和卓越贡献，以此激发人们的怀念和追思。这样的描述应该充满敬意，让读者感受到逝者在人们心中的位置。
紧接着，电文中应表达致哀者对逝者的深深哀悼，以及他们决心继承逝者遗志的决心，并可能概述自己将如何实际行动。这不仅是对逝者的敬仰，也是对家属的一种支持和鼓励。
最后，电文的结尾部分应以简洁的方式表达慰问和关怀，如“特此电慰问，愿您节哀顺变”或“肃此电达，向您表达最深切的哀悼”。这样的结尾既传达了慰问之情，又保持了哀悼的庄重氛围。
唁电是因吊唁者与丧家相距较远或因故不能亲临吊唁，而向丧家发出的表示哀悼、慰问的吊唁的电报或传真文字。 多用于官方等正式场合。