法律分析：（一）应届毕业生：
1、毕业生的档案由学校按其就业的单位，发送到毕业生工作单位所归属的档案管理部门。
2、转档案以 就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，档案就转到哪里。
3、单位没收到档案时，请毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询。
（二）有单位的员工：
1、转入：
a档案在机关、事业单位或在其他省市单位的，由员工原单位开具商调函，本人办理调档手续；
b档案在企业或其他人才服务机构的：
本人持终止、解除劳动合同手续，
本人持原单位开具的商调函办理档案转移手续。
档案封口自带交予调入单位审核。
审核合格后发回执，档案入库。不合格，本人将档案交予原单位（机构）补充。
2、转出：
持接收单位商调函、办理档案转出手续。
本人持终止、解除劳动合同手续。
法律依据：《中华人民共和国档案法》
第八条 国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。
第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。