抄送是给上级部门或平级协办部门，分送是将文件分发给下级部门。
将文件在主送的同时发送给与公文有关需要知晓或遵照执行的单位，抄送单位是公文结构的组成部分。行政机关的公文使用抄送比较频繁，但由于抄送单位居于公文的文尾，所列单位不属于文件的主要或直接承办单位，在办文过程中往往容易被遗漏或处理不当，影响了文件贯彻执行的效果。为此，公文的抄送问题应给予足够的重视和恰当的把握。
根据《国家行政机关公文处理办法》的规定和公文运用中的实际情况，抄送的适用范围主要有以下几个方面：
1．在上行文中，有三种情况：一是受双重或多重领导的机关向上级机关请示，在主送一个机关的情况下，将其他上级机关列为抄送机关；二是因特殊情况越级请示时，应当抄送被越过的上级机关；三是向有关上级机关或领导人报告情况时，可以抄送其他需要了解情况的领导或不相隶属的机关。
2．在平行文中，依照管理职权范围函复平级机关审批事项，涉及重要的政策性规定或执行面较广的，应抄送上级机关，必要时也应抄送相关的平级单位及本系统的所属机构。如省物价局依职权范围复函批准省交通厅提出的全省春运客运基准价格，应抄送省物价局的上级包括国家发展改革委、省人民政府，同时抄送给相关的省直单位，如省发展改革委、省经贸委等，并抄送给下级物价部门。
3．在下行文中，有三种情况：一是向下级制发生要行文，应当抄送上级机关、与文件内容有关联的平级机关；二是向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送该机关的另一上级机关；三是转发上级文件时，一般应抄送被转发的上级机关。
4．在联合发文时，如需抄送，应按照上述原则分别抄送各联合发文机关对应的上级、平级和下级机关。