我在体制内办公室有几年工作经验，举办过大大小小很多会议，过来人告诉大家：办会不难，我们要掌握它的标准和流程。我将从会前准备、会中服务、会后收尾三个解阶段，为大家总结了以下注意事项，希望大家在主办会议的路上少走弯路。
一、会前准备
一是制定会议方案：结合领导意愿、部门安排，制定详细的会议方案并供领导审阅。二是准备会议文件：起草、完善讲话材料；准备会议所需会议议程等其他材料。三是下发会议通知：起草、审核、下发会议通知；明确会议时间、地点等议程安排。四是做好会务准备：（这个是重点，我展开说明一下）
- 1.预定会议室，检查会议室卫生情况，保证地面桌面整洁干净、物品、桌椅摆放整齐；
- 2.摆放座牌，摆放座牌的原则是最主要负责人在中间，先左后右，这个一定不能错。
- 3.检查音响、灯光、话筒等设备，调整到最佳效果；
- 4.准备茶水，检查热开水、水杯、茶叶是否充足，热水一定要多准备几壶保证足够备用，天气炎热可每人发放矿泉水提前摆在桌上；
- 5.制作会议证件、制作会标；
- 6.安排新闻报道，大型会议可以先把新闻报道的框架搭好；
- 7.准备会议用车、交通疏导等应急预案；
个人经验：
会议办得好，会前准备充足非常重要。我为大家举例说明一些我曾经会前出错或者准备不足导致会议不太顺利的地方。会议方案一定要经领导过目，会议议程经领导审核，特别是需要主持、发言等人员需要提前通知准备。我曾经忘记提前通知领导开会，导致领导有事不能参加会议，会议议程全部重新修改，并且导致领导不满意。会议座牌的摆放一个都不能错，体制内的人非常在意自己的职称职务和排位，所有特殊情况请提前告知领导。另外，曾经没有准备充足茶水，会议开了一半没茶水了也是很尴尬，临时从外面叫水过来挽救会场。
二、会中服务
一是检查会务准备，详细检查会议的每一项准备是否安排好。二是清点到会人员，落实与会人员、协调出席领导，体制内的会议一定要安排好领导！三是作好会议记录，提前安排会议记录人，做好会议记录，准备好会议签到表。四是做好会议保障，做好全方位的会议保障，茶水安排、议程协调、应急预案等。
个人经验：
会中服务要看会议的大小和重要程度，举个例子，这是我最近还在犯的错误。比如说会议比较随意，那么会中加茶水的频率就可以缓一缓。最近遇到一个会，因为有上级领导，我们领导特别重视，会议开始十分钟不到，领导就给我打电话加水，过了一会儿又催促！这种情况，宁愿自己多跑几趟，也不要让领导打电话催促，咱得有点眼力劲！
三、会后收尾
一是搞好财务结算，会议如果是在外面租用场地办的，则有场地费、活动费等，在自己单位办的会议也有其他费用需要结算。二是搞好会务总结，结合实际情况撰写会务总结。三是搞好材料合订存留，大型会议的会议材料是需要留档保存的。四是会务用品的归还和整理，及时整理会务用品。五是做好会议宣传，宣传资料撰写及照片整理，进行宣传报道。
个人经验：
个人认为会后收尾两项工作比较重要且容易出错。第一：做好会议的资料存档，不仅是会前、会中、会后的各种资料，还有视频等都要留档保存，一方面为了后面查看，另一方面也为总结经验教训。第二：新闻报道一定要及时！会议当天或第二天一定要拿出来，必要时提前准备，会议一完就补充完善。