1、如果是销售方，根据红字发票入账，会计分录：
借：银行存款等（红字）
贷：主营业务收入（红字）
贷：应交税金--增值税（销项税额）（红字）
同时
借：主营业务成本（红字）
贷：库存商品（红字）
2、如果是购货方，根据红票入账，会计分录：
借：库存商品（或原材料）（红字）
借：应交税金--增值税（进项税额）（红字）
贷：银行存款等（红字）
负数发票：
负数发票即红字发票，只有发生退货时，而且是跨月的对方和本公司都已入账要取得购货方当地国税机关出具的退货证明，本单位才可去领负数发票申请表再经国税局批准方可开具负数发票。增值税一般纳税人发生销售货物、提供应税劳务开具增值税专用发票后，如发生销货退回、销售折让以及原蓝字专用发票填开错误等情况。
使用电脑开票系统开票时，千万要注意，增值税普通发票可根据实际情况，据实开具，增值税专用发票要开负数发票，必须事先报主管税务机关审批，否则不但无效，而且还违规。
开票方法：
负数发票开负数发票，只有发生退货时，而且是跨月的对方和本公司都已入帐要取得购货方当地国税机关出具的退货证明，本单位才可去领负数发票申请表再经国税局批准方可开具负数发票，开出的发票，只要收回发票联和抵扣联把发票作废就行不要开负数发票。