如何有效分类管理文件公司文件

Question

如题所述

Answer 1

一、按照部门名称分类
按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。
二、按照文件类别分类
文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、操作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。
三、按照业务、产品或服务分类
燕麦云的用户来自于各行各业，不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。举个例子，A公司是从事小学及初中课外辅导的教育培训机构，旗下业务有数学、英语、语文的课外辅导，其一级目录文件夹可以按照业务及课程归类来分类，如新建以下名称的企业文件一级文件夹目录：小学语文、小学数学、小学英文、初中语文、初中数学、初中英语。
四、综合型分类
孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。

Answer 2

可以借助文档管理工具来有效便捷管理公司大量文档文件，比如云脉纸质文档管理系统，具备独有的文件夹列表可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。同时，该系统还具备关键字检索功能，可以让工作人员通过该功能对系统存储的文档名称，文档全文，文档备注进行检索，快速调取所需的原件扫描件、识别资料。
另外，云脉纸质文档管理系统还可跨空间、时间进行信息共享，通过文档共享功能协助企业内部各个部门建立起必要的信息通道。线上共享，实现一份资料，多方共赏，有助于提升员工的办事效率......

Answer 3

我们以前是按部门、专业职能等方向分，太多太乱了，累还不清晰。之后就一种用了优米云盘，后悔的没有早点知道早点用。

Answer 4

我们公司以前文件很混乱，用邮件发来发去，后来领导要求所有人都用爱米云企业网盘。由专人创建好了分类目录，设置了访问权限，大家按要求上传。共享文件也特别方便，尤其是公共任务，经常在爱米云上多人编辑文档。虽然是免费的软件，大家平时用的都挺顺手的，习惯了文件分门别类，找东西快多。而且文件会自动备份比较安全，适合企业用。

Answer 5

产品经理与设计师沟通需求，通常会用产品文档或 Axure 原型，在一起办公时大家开会讨论，面对相同的屏幕口述，都需要反复沟通才能说清楚。远程办公中，就可以将Word、PDF、Excel、PPT 和任意链接格式的需求文档上传至蓝湖；一键生成邀请链接发送给团队成员，团队成员加入后，大家都可以看到相同的内容，结合视频会议，通过打点标注的形式，即可将产品需求表达得清清楚楚，还能反复查看避免遗漏。